医療予約システム「メディカル革命 byGMO」は、クリニック・病院の予約管理の効率化、経営改善、集患を実現するクラウド型の予約システムです。受付の業務軽減・効率化・省人化を実現します。受付・精算業務は再来受付機の設置や、オンライン決済機能を活用することで60%以上削減が可能です。

導入事例

内科 内視鏡内科

内視鏡検査の受付業務を行うスタッフの数が3名から2名に減少。WEB・LINE予約活用により検査数の順調な伸びと同時に患者様の若年化も進んでいます。

佐賀県の基山の地で医業を続けて100年以上、地域に根付いた医院でありながら、最高水準の内視鏡診療で九州における内視鏡のリーディングクリニックを目指すさかい胃腸・内視鏡内科クリニック様。
胃ガン発見率は2.5%※と、一般的な発見率に比べ「3~8倍」というかなり高い精度を誇ります。
※進行がん、早期がん、がん以外の悪性腫瘍:リンパ腫、GISTなども含む。
現在は内視鏡検査の検査数も月200件を超えているなか、4代目院長の酒井先生にインタビューさせていただきました。

—— メディカル革命 byGMO(以下メディカル革命)導入してみての感想をお聞かせください


メディカル革命(予約システム)を導入したことにより、時間帯によって患者様の数をコントロールすることが出来るようになりました。
メディカル革命導入前は、朝の10時から11時の時間帯にかなり患者さんが集中してしまい、午後の時間には患者様が少ないということが起こっていました。
患者さんが集中している時間には、待ち時間が1時間半程度になることもありましたが、メディカル革命を導入して、待ち時間を30分以内にすることができています。
予約の時間帯を30分で区切っていますので、実質ほとんど待ち時間をなくすことができていると感じています。
このように患者さんの平準化ができるようになったことにより、混雑している際に診察の質を落としてまで対応する事がなくなり、焦らずに目の前の患者様の診療に集中することができるようになりました。受付スタッフにも余裕ができています。

受付業務についてもかなり楽になったのですが、それは予約のうち約半分をWEB予約かLINE予約という状況にすることができたことも大きいです。
メディカル革命導入前は、受付スタッフ3人で開院時間前にお待ちいただいている患者様の対応で朝の9時等は特に忙しく動いていましたが、現在では2名体制で対応しています。これにより、受付スタッフの勤務シフトなどにも融通を利かせることができ大変助かっています。

また、来院される患者様もどういった症状の患者様が来るのか読めるために、受付スタッフが業務を前もってあいている時間にやっておけたりするため、さらに業務効率化につながっています。
私も前もって来院される患者様の症状がわかるため、より診療に集中することができるようになりました。
これにより、待ち時間も少なくなり、患者様一人一人をじっくり診れるようになったため、患者様からのクレームもかなり少なくなりました。

LINEからの予約を積極的にお勧めすることで、LINEからの予約が多数を占める日もあり業務効率化が促進

—— ウェブ予約とLINE予約を50%以上にするためにされたことをお聞かせください


メディカル革命はLINEで予約が取れることが特徴であるため、できる限り患者さんにLINEで予約を取ってもらうように院内でも誘導しています。
ある月のWEB/LINEからの予約数では、LINE予約が246件、WEB予約が112件となっており7割近くの患者さんがLINEから予約をとってくださっています。
患者さんが簡単だと言ってくれていますし、これからさらに有効活用していきたいと思います。

LINEでの公式アカウント登録数も、増えてきていまして、今後、休診日の案内や、正月のご案内、インフルエンザの在庫確認などを患者様にLINE経由で送っていきたいと考えています。
LINE公式アカウントの友達登録数を単純に増やすのは難しいと聞きますが、LINEで予約を取ってもらうことにより、LINE公式アカウントの友達登録数が増えてきています。
かかりつけ医としてLINEを有効活用して患者様に有用な情報をお届けするうえでとても助かっています。

また、予約をするために医院に電話をかけてくる患者様に対しても、ウェブ予約やLINE予約に誘導するようにしています。
お年寄りの方に対しても電話口でご自身でWEB予約やLINE予約ができるかを確認しながら、できる方にはWEB・LINE予約をしてもらっています。
次回予約を取る際にもWEBもしくはLINE予約をしてもらうように誘導しています。これによって受付スタッフの電話対応時間などが激減しており、受付スタッフが患者様への時間を有効活用できています。

まだまだWEB予約が全体の50%程度のため、これからもどんどん増やしていきたいです。
LINE予約をうまく使ったり、24時間予約が取れるため、患者様の満足度も上がっている認識です。

ウェブからの予約で心配な「検査前のお願い事項」も、患者様にしっかりと伝わっています

——内視鏡検査のWEB・LINE予約についてお聞かせください。大腸カメラの検査の仮予約を導入してみてキャンセル率などはいかがでしょうか?

キャンセルはほとんどありません。
また、事前診察を忘れる患者さんもほぼいないことから、事前診察を受けた方のみの検査予約を有効とする、「大腸カメラ検査(仮予約)」の運用がかなりうまく機能しています。
メディカル革命を導入して、内視鏡検査の年齢層が若くなりました。50代、60代の患者様が多かったのですが、30代、40代の患者様がとても多くなりました。
また、ホームページの影響もあるとは思いますが、佐賀市内とか1時間以上かかるエリアから、患者様が増えたのも驚いています。

大腸カメラ検査、胃カメラの検査の予約前の文章もきちんと患者様が読んでいただいているため、例えば朝食を抜き忘れた、などによって大腸カメラ・胃カメラ検査ができない事もほとんどありません。
現在では、胃カメラ枠を多くとっているためなのですが、大腸カメラの枠がかなりうまるようになってきています。
今後さらに、メディカル革命をうまく使って、胃カメラや、大腸カメラ検査を午後に行うなどして、検査枠を増やしていき、胃がん大腸がんの早期発見をし、亡くならなくてもいい患者様も増やしていきたいと考えています。

——今後メディカル革命でやりたいことをお聞かせください。

さらにLINEを活用するために、大腸カメラの事前診察をしてくださっていない患者様に対して個別にLINEでのメッセージを送ることもやりたいです。
現状、検査前の事前診察はきちんと来てくださる方がほとんどなのであまり必要ないかもしれませんが、事前診察を受けずに来る方もゼロというわけではないので、メディカル革命の機能をもっと活用することで改善していければと考えています。

今後は予約数の増加に合わせて、現場運用にあわせた予約枠の管理方法に改善してゆきたいと考えています。運用に合わせて枠管理方法を柔軟に変えることが出来るので、業務効率の改善に今後も役立てていきたいです。
こういったメディカル革命の機能をもっと使いこなせるようになることで、予約の平準化・待ち時間の短縮・患者様の満足度向上、さらには患者様一人一人の診療の質の向上、受付スタッフの業務効率化につなげ、九州でのリーディングクリニックになりたいと考えています。