こんにちは。GMOリザーブプラスです。
前回の記事では、整形外科クリニックにおける予約システムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、「予約データ」という可視化された情報の活用こそが、あらゆる運用改善の出発点であることをお伝えしました。
今回はその予約データが、職場環境の改善や理学療法士（PT）の育成といった、人材に関する取り組みとどのように関わってくるのかを解説いたします。
１．運動器リハビリテーションにおける数値管理の必要性と現場の実態
整形外科クリニックで運動器リハビリテーション（運動器リハ）を実施する場合、施設基準に則った適切な運用と算定が求められます。
リハビリ単位数の管理やリハビリ総合実施計画書の作成など、制度上定められた基準を遵守することは、保険請求上も不可欠であり、PTや事務スタッフが日々多くの記録・確認業務に対応しているのが実情です。
運動器リハビリテーションⅠ実施施設で管理が求められる主な数値
● １単位20分
● １人の理学療法士が１日に実施できるリハビリテーションの上限は24単位まで
● １人の理学療法士が１週間に実施できるリハビリテーションの上限は108単位まで
● 算定日数制限は150日まで（疾患により異なる）
● 月１回のリハビリテーション総合実施計画書の作成
また、患者さんにリハビリを提供する上で、次のような実績の数値の管理を行なっているクリニックも多いです。
運動器リハビリテーションの実績管理例
● 月別の患者ごとのリハビリ単位数
● 理学療法士ごとのリハビリ実施単位数
● 理学療法士ごとの稼働率
● 理学療法士ごとのキャンセル率
これだけの数値や制限を常に把握する必要があるわけですが、紙台帳でリハビリの予約や実施履歴を管理しているケースでは、必要な情報を探し出すのに時間がかかりますし、さらに別の台帳に転記する必要などが出てきます。
電子カルテを導入していても、予約状況や単位数、キャンセル率などを横断的に集計・確認できる機能が不足している場合が多く、結果的にExcelなどを用いた手作業による集計作業が発生しています。
そして、多くの整形外科クリニックでは、PTが業務終了後に集計作業を行なっており、漏れやミスのリスク、残業の常態化といった問題も発生しているようです。
２．リハビリ予約こそシステム化で最大限に力を発揮
弊社では、これらの問題を根本的に解決するには、運動器リハビリ特有の運用を理解し、ルールに基づいたデータ処理ができるシステムの導入が不可欠と考えます。
そして、整形外科クリニックにおいては、診察の予約管理以上に、リハビリ予約管理の領域でシステムの力が最大限に発揮されると考えています。
その理由は、大きく3つあります。
① 単位数の自動集計で、算定漏れ・制限超過を防止
リハビリの予約を１件登録するだけで、その単位数は自動でカウントされ、PTごとの当日単位数や月間実施予定単位数が自動的に集計されます。これにより、算定漏れや週単位の制限超過などのリスクが大幅に低減されます。
② 空き枠が可視化され、現場の判断がスムーズに
リハビリの空き枠がカレンダー上で視覚的に把握でき、紙やExcelをめくらずとも、必要な判断が即座に行える環境が整います。
③管理業務の効率化により、チームの時間が本来の医療業務に使える
データの手集計や紙台帳のチェックから解放されることで、事務スタッフやPTの作業負担が軽減され、限られた人員でもスムーズな運用が実現可能になります。
弊社が提供する予約システム「メディカル革命 byGMO」は、整形外科のお客様のご要望にお応えし、「リハビリ予約管理に必要な単位数などを自動で集計し、管理カレンダーで確認いただけるような仕組みを持っています。
さらに、オプション機能である間隔制御機能を使えば、患者さんごとに150日以内のリハビリ実施かどうかをシステムが自動チェック。超過する場合にはアラートが表示され、わざわざ電子カルテを確認する必要もなくなります。
弊社の整形外科クリニックのお客様の多くが、リハビリの予約をWEB受付されているのは、このような厳密な運用ルールに応じた複雑な制御ができるからです。
また、稼働率統計機能という整形外科クリニック様からの開発依頼を受けて開発したオプション機能があり、現在、多くの整形外科のお客様にご利用いただいています。
こちらもスタッフの残業時間を大幅に削減することにお役立ていただいております。
３．リハビリ実績データをPT育成に活用する仕組みへ
リハビリ予約をシステムで管理することで、リハビリ単位数やPTごとの稼働率、キャンセル率などが自動集計され*、可視化されます。（*PTごとの稼働率、キャンセル率は稼働率統計オプション機能を利用）
結果として、事務作業の時間が削減され、残業が減るだけでなく、スタッフの心理的負担も軽減されます。
そして、予約システムによって得られる実績データは、単なる「記録」ではなく、人材育成に活用できる貴重なツールとなり、働く環境を整えることにもつながります。
たとえば、新人のPTに対して「もう少し頑張って」と声をかけるのではなく、
● 火曜日の稼働率が他の曜日と比較して低いので、患者さんと話して調整してみる
●Aさんの担当患者はキャンセルが多い傾向にあるので要因を考えてみる
といった具体的なアクションが可能になります。
これは、客観的なデータに基づく育成であり、若手PTも納得感を持ちやすく、成長の指針になります。
可視化されたデータをもとに、若手PTに対して適切なアドバイスや振り返りが行なえるようになることで、育成の効率も上がり、経験の差を埋めやすくなります。
また、目標に向かって自律的に動けるスタッフが育つことで、中堅PTがチームリーダーとして成長する機会も増えます。
こうした取り組みの積み重ねは、
●「任せても安心」と感じられる育成環境
● 成果が見えることで生まれる自己効力感
● チーム内で情報を共有しあう文化
といった好循環を生み出し、離職防止にもつながります。
現場に前向きな空気が流れることで、リハビリ部門全体が自走するような状態に変わっていきます。
４．採用にもつながるデジタル活用の魅力
現在、リハビリ業務の数値を自動管理できている整形外科クリニックはまだまだ少数派です。
一方で、デジタル世代の若いPTは、業務の無駄や不合理に敏感であり、紙台帳や手作業での管理を前提とした職場には魅力を感じにくい傾向があります。
予約システムを活用し、現場の働き方をスマートにしているクリニックは、採用市場においても一歩リードできるといえるでしょう。
● 離職を防げる
● 職員が成長する
● 人材を採用しやすくなる
実はこれこそが、クリニック経営を安定させるうえで最も重要な視点なのです。
５．まとめ 予約システムはリハビリの質と経営の安定性の両方を支えるインフラ
リハビリ業務における予約システムの活用は、単にスケジュールを管理するためのものではなく、人材を活かし、育て、働き方を変革するためのツールとなり得ることがお分かりいただけましたでしょうか？
予約データが可視化されることにより、数値に基づいたマネジメントが可能となり、職場に前向きな循環が生まれます。
リハビリの質と経営の安定性の両方を支えるインフラとして、予約システムの導入をご検討いただければ幸いです。
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