医療予約システム「メディカル革命 byGMO」は、クリニック・病院の予約管理の効率化、経営改善、集患を実現するクラウド型の予約システムです。受付の業務軽減・効率化・省人化を実現します。受付・精算業務は再来受付機の設置や、オンライン決済機能を活用することで60%以上削減が可能です。

導入事例

整形外科

整形外科のリハビリ離脱率7%への改善と月間100時間の業務削減を実現

栃木県宇都宮市のはせがわ整形外科クリニック様は、一般整形外科はもちろんのこと、長谷川恭弘院長がプロバスケットボールチーム宇都宮ブレックスの元チームドクターだった経験を生かし、スポーツを楽しむすべての人をサポ―トすることに力を入れています。

今回、理学療法士の中村さんにお話を伺うことができました。整形外科向けの統計機能をカスタマイズ(有料オプション)したメディカル革命 byGMO(以下メディカル革命)を導入していただいた結果、理学療法士のみなさんの業務にどのような変化があったのか、語っていただきました。

—— まず、メディカル革命の基本機能である予約管理カレンダーはどのようにお使いいただいていますか?

クラウド型の予約システムであるメディカル革命を導入したことと併せて、理学療法士がそれぞれ1台ずつタブレット端末を持つようになり、施術後に患者さんとお話をしながら直接次回の予約をお取りすることができるようになりました
これまでは、リハビリルームで担当の理学療法士が施術を終えた後、受付スタッフに「こちらの患者さんの予約をお願いします」と依頼していたので、私たち自らが患者さんの予約に関与することができなかったのです。

患者さんと1対1で対応した担当者が直接予約を取ることのメリットは、「このタイミングで来てもらえれば、こうした治療ができる。これがチェックできる」と具体的に来院していただきたい時期をその理由を説明しながら患者さんに提案できるところです。

例えば野球選手の患者さんであれば、大会の直前に診ておきましょうとか、大会が終わってすぐにもう一度診ておきたいですといったことをお話しながら、予約を取ることができるわけです。

紙の予約表はもちろんのこと、1台のPC端末でしか操作を許可されていない予約システムの場合は、理学療法士が施術をしながら細かく患者さんの個々のご要望に応えることは難しいです。 治療計画を立てるための1つのツールとして、メディカル革命は大きな存在になっていると思います。

また、施術者の増員に比例して予約を取る患者様が増え、受付の負担と患者様の待ち時間が問題になっていました。それを解消する手段にもなっています。

—— 統計機能では、集計項目をカスタマイズしていただきました。多くの項目で集計を取られていますね。

集計項目の中でも、離脱率(※下部<統計機能について>参照)を下げることに重点を置いています。施術者判断で通院終了となった方は除いて、治療途中なのに今月は通院されていない方を自動で割り出せるようにプログラムしてもらいました。

なぜなら、治療途中の方の離脱率はクリニックのウィークポイントを表すと思っています。離脱を生み出した原因を探ることにより、どのようなアプローチをするか具体的に対策が立てられます。離脱率の低さ=クリニックの信頼度と言えるでしょう。

—— 患者数を増やすことが目標ではないのですね。


はい、治療がうまく行かず何ヶ月も通院させてしまっているケースも考えられますし、新患の割合が多すぎると次回の予約が取りにくくなり、離脱に繋がってしまいます。
施術担当者ごとの離脱率、患者数、通院終了数、稼働率、先月対比などの複数の数値的データを同時に見ることで、課題を予測することができます。新患数の調整や予約の取り方の見直し、施術者の接遇や治療技術の改善などを、課題ごとに行いました。

—— 離脱率に変化はありましたか?

全体平均で8%以上減少させることに成功しました。

統計を取り始めた2~3年前は離脱率が15%を超えることが多くありましたが、最近は7%代を安定して推移できるようになっています。
施術スタッフ別に見ると、20%から3%にまで大幅に減少できたケースもあります。

—— メディカル革命を導入する前は、手作業でこの集計をされていたのですよね。

本当に大変でした。以前は、施術者20人それぞれが、施術や記録の時間の合間を縫ってデータ入力に毎日10~20分ほどと、データ集計に月に1~2時間かけていました。
できるだけ正確な情報にしたかったので、時間だけでなく、集中力も使う作業でした。

当院ではこの大変な作業を行ってでも離脱率を算出してきたわけですが、おそらく離脱率を把握したくてもこのような作業が発生するために把握できていない医院さんがほとんどじゃないかなと思います。
当院がこの離脱率の算出を自動化できた意味は非常に大きいです。

—— 計算してみると、月に100時間分近くの業務だったということになりますね。
それを削減できたメリットを、どのように還元されていますか?


患者さんの治療のことを考える余裕ができたことが一番の大きなメリットです。常日頃から「治療をしている時が一番幸せ」だと思う一方で、「治療以外のことに時間を取られるのはつらいな」と思っていましたから。
現在は患者さん一人一人の問診や治療記録に十分に時間をかけることができていると思います。

加えて、自動集計では常時、途中結果も見ることができるのが魅力です。
手作業で集計していたときは、1ヶ月分すべてのデータを入力しなければ具体的な数字が見えてこなかったのですが、今では途中の状況が分かり、中間報告ができるのがとても良いです。

治療内容のオーダーを出すドクターや違うチームに対して、例えば稼働率を見せて「今月は理学療法士Aさんの稼働率が良いです。反対にBさんはまだ稼働率に余裕があります。」といった近況の説明を数値でできます。
経営会議での指標・ドクターへの提案材料にもなっています。

—— スタッフみなさんにご好評いただいているのですね。

治療スタッフも治療以外の組織運営に関する時間が捻出できるようになり、自費診療メニューの開発を行うことができました。集計の自動化が実現していなければ、この新しい取り組みは始められませんでした。

また、治療スタッフは自分の治療成績が数値でわかり、明確な目標やウィークポイントを把握した上で改善に取り組めるようになっているようです。

—— メディカル革命がリハビリの業務効率の改善に大きく貢献できているというお話しがうかがえて、「医療現場を豊かに」のスローガンを掲げる弊社としても嬉しい限りです。
本日はお忙しい中ありがとうございました。

更なる革新を共に図っていければ幸いです。
ありがとうございました。


<整形外科リハビリ業務用統計機能について>

予約データから分析を行い、患者様のリピート率向上やスタッフの評価にお役立ていただけます。
20分を1単位として、単位数に応じて統計をとることができます。

以下のような基準で集計し、主に整形外科向けに正確な数値を算出できるよう特化しています。

・実患者数:担当になっている患者数。当月1回でも担当として実施した患者数(延べでなく、何人担当を持っているか)。担当外で施術した患者は除外。

・前月主導END数:前月に理学療法士の判断で治療終了となった患者数の合計

・当月離脱数:前月来院したが、当月1回も来院のない患者数(治療終了の方含む)

意図しない離脱数(※):当月離脱数から、前月に治療終了(END)した患者数を引いた患者数
前月から治療を継続させる意図があったが、当月は来院されなかった患者数

※数値はサンプルです。