こんにちは。GMO医療予約技術研究所です。
前回は予約システムを導入するにあたり、まずは ネットで受付する予約対象を絞ることをおすすめしました。
1．ネット予約のルールを明確に
次は、この予約対象を受付するための要件・ルールを明確にしていただきたいと思います。
これさえできていれば予約システムを始めるのはまったく難しくないのですが、これまでスタッフが現場判断で柔軟な受付対応をしていたためにルールが曖昧だったり、イレギュラー対応が多すぎる状態だったというお客様も少なくはないのです。
人間が判断して対応していたことを瞬時に処理してくれるのがシステムの凄いところなので、この際、受付ルールを整理する、または整理できた部分のみをシステム化する、ということを考えてみてください。下記は、メディカル革命の標準機能（標準プラン、DXスタータープラン共通）で制御できる項目で、すべてお客様にて設定をしていただけ、変更することも可能となっています。
1.1 予約受付のルールを患者さんに明示
ネットで予約を受けるのは便利そうではあるものの、
「クリニックの方針を理解しない患者さんに予約をされるのは困る」
とお考えのクリニック様もいらっしゃることでしょう。
メディカル革命では、予約サイトのトップページにクリニックのメッセージを掲載し、いつでも修正いただくことができます。
まずは予約サイトの患者さん向けメニュー名にルールの一部を表記してみましょう。
「診察の予約（１８歳以上）」
このように書いてあるだけで、これまでスタッフが説明していたことを省略することができるようになります。
1.2 メディカル革命での予約受付、何を設定できる？
次に、メディカル革命でできる予約の制限、設定を確認し、どのようなルールにするか考えてみてください。
システムで制御できないものがある場合には、「お電話でご予約ください」と予約サイト上に明記し、それ以外のルール化できる予約内容はシステムに任せてみると良いと思います。
2．予約受付ルールの整理はスタッフ教育にも
ルールを整理してそれをシステムに落とし込むことは、スタッフ教育にも役立つそうです。
メディカル革命をご利用中の山手皮膚科クリニック様の導入事例パート２「メディカル革命に当院の複雑な予約運用ルールを移植することで、職員と患者さんとの間に共通言語をもつことができました」に詳しく書かれているので、ご興味をお持ちの方はぜひお読みください。
すでに上記の受付ルールは決まっているというクリニック様は、今すぐメディカル革命『DXスタータープラン』で予約受付をスタートいただけますよ。