こんにちは。GMOリザーブプラスです。
本シリーズの１つ目の記事、２つ目の記事では、
● 順番待ち中心の運用が、患者さん・スタッフ双方にとって負担になっていたこと
● 予約システムを「受付効率化」で止めてしまうことの限界
● 予約を「現場運営・患者体験・経営判断」を横断する設計として捉える必要性
についてお伝えしてきました。
本記事では、そうした考え方を
「実際のシステム設計として、どのように形にしているのか」
という視点からご紹介します。
１．1分単位で設計できる理由 ― 現場の動きに合わせるために
メディカル革命の大きな特徴のひとつが、1分単位で予約時間を設計できることです。
多くの予約システムでは、最小単位が5分、10分と決められており、実際の現場の動きよりも「システムの都合」が優先されがちです。
しかし医療の現場では、
● 1分で終わる説明
● 数分で完了する処置
● 短時間で判断できる再診
といったケースが数多く存在します。
メディカル革命では、
● 予約が1件入ると、その必要分数だけが自動的に埋まる
● パズルのように時間が組み合わさる一方で、各予約は独立しており他の予約と絶対にバッティングしない
● 枠の埋まり具合を「稼働率」として把握できる
という仕組みを採用しています。
もし、こうした細かな時間の違いや診療内容の特性を表現できない場合、本来は柔軟に動けるはずの現場でも、「システムの制約に合わせた動き方」を選ばざるを得なくなります。
その結果、
● 実際の診療負荷と予約枠のズレが生じる
● 人や時間、設備の使い方に無理が出る
● 現場判断の選択肢が狭まる
といった状況が生じやすくなります。
メディカル革命が1分単位の設計にこだわっているのは、こうした現場とシステムのズレをできるだけ小さくし、人が本来の動きを取り戻せる状態をつくるためです。
このズレをなくすことが、結果として、現場の動きやすさだけでなく、リソース配分や運営全体の判断精度を高めることにつながっていきます。
２．集患・ブランディングは「予約設計の結果」として築かれる
予約システムは、院内業務を支えるツールであると同時に、Web上で患者さんと出会う最初の接点でもあります。
メディカル革命では、
● 診療内容ごとに分かれた予約導線
● 専門外来・発熱外来・一般診療の明確な区分
● ネット検索やMEO対策との親和性
を前提とした設計を行っています。
単に「空いている枠を並べる」のではなく、その予約が、どんな患者さんの、どんな悩みに応えるものかが伝わることを重視しています。
その結果として、
● 受診目的が明確な来院
● ミスマッチ予約の減少
● 専門性の自然な訴求
が生まれます。
集患やブランディングは、別途がんばる施策ではなく、整理された予約設計の積み重ねとして生まれる結果なのです。
３．同時進行を見渡せる「立体的な予約管理」という考え方
もうひとつ、現場視点で重要なのが 予約管理カレンダーの視認性です。
実際にメディカル革命をご利用いただいている院長先生方は、 予約状況を確認する際、リストを上から順に追っていくというよりも、カレンダー全体を眺めて、その日の埋まり具合を「絵」として捉えている先生が非常に多いことに気づきます。
「今日はどこが詰まっているか」
「どの時間帯に余裕があるか」
「このあとスタッフの動きはどうなりそうか」
こうした判断を、文字情報ではなく、 配置や密度といった視覚情報から直感的に行っているのです。
これは、上から順に患者さんが並ぶリスト型の予約管理画面では、他の診療状況を確認するためにタブ切替が必要になったり、全体の混み具合や負荷の偏りが直感的につかみにくいため、そもそも成立しにくい見方でもあります。
特に、ゲーム画面やダッシュボードなど、 情報をビジュアルで把握することに慣れている世代のドクターにとっては、 「一覧を読む」よりも「全体を見て判断できる」画面のほうが、自然でストレスの少ない体験と言えるでしょう。
３－１．枠の「大きさ」で診療内容が瞬時に分かる
メディカル革命では、複数の予約枠を一画面で俯瞰できるカレンダー構造を採用しています。
カレンダー形式の大きな利点のひとつが、 10分の診療なのか、20分の診療なのかといった違いを、枠のサイズで一目で把握できる点です。
つまり、診療ごとに必要な時間がそのまま枠の大きさとして表現されるため、「いま、どの診療がどれくらいの負荷で動いているのか」を、瞬時に視覚的に捉えることができます。
また、空き枠も視覚的に浮かび上がるため、
● 整形外科などで、当日の診療中にリハビリの空きが見つかった場合
● その場で当日のリハビリ予約を入れ、患者さんを自然に誘導する
といった判断がしやすくなります。
「今日は空きがなかったので、後日また来てください」という対応を減らすことは、
● 通院の継続率や患者満足度の向上
● 当日キャンセルによる空きを埋め、機会損失を防ぐ
という点でも、運営上の大きな意味を持ちます。
３－２．アナログの良さを、そのままデジタルに引き継ぐ
医療現場ではこれまで、
● 付箋が紙から飛び出していて目立つ
● マーカーペンで目印をつける
● クリップの色で状況を区別する
といったように、「見た瞬間に分かる」ためのアナログならではの工夫が、自然に行われてきました。
かつての紙カルテ運用でも、長年通っている患者さんのカルテが何十枚も重なって分厚くなり、「この患者さんは長い付き合いだな」とひと目で分かった、そんな経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
メディカル革命の予約管理カレンダーでは、 こうしたアナログならではの感覚を、そのままデジタルに引き継ぐことを重視しています。
特定の疾患がある方、 注意が必要な患者さんなどについて、 院内でルールを決めてアイコンを設定することで、「読む」よりも「見て理解できる状態」をカレンダー上につくることができます。
実際に、弊社のお客様には患者アイコンを積極的に活用しているクリニック様が多いことからも、忙しい医療現場では、「視認性の高さ」がそのまま判断スピードと安全性、ミス防止につながっていることが分かります。
３－３．現場の判断を支える「立体的な予約管理」
医療現場の判断は、PC画面の中だけで完結するものではありません。
院内の空間
スタッフの配置と移動
診療の進み具合
患者さんの流れ
といった複数の要素を同時に把握しながら、その場その場で行われています。
メディカル革命の予約管理カレンダーが目指しているのは、 予約を単なる「時間の一覧」として管理することではなく、 いま・どこで・どれくらいの診療が動いているのかを、現場感覚に近い形で一画面に再現することです。
これにより、スタッフは、
「次はどの診察室に入るべきか」
「どの導線を優先すべきか」
を直感的に判断できるようになり、一人ひとりが自ら動きやすくなります。
予約管理カレンダーは、単なる表示形式の違いではなく、院長先生やスタッフが「どう考え、どう判断するか」を支えるための思考のインターフェースなのです。
医療現場の判断スピードと質を落とさないための立体的な予約管理――これがメディカル革命の予約管理カレンダーの設計思想です。
４．まとめ ― 予約システムは「設計思想」で選ぶもの
予約システムは、初期費用や月額費用といった コストだけで比較されがちです。
しかし本当に見るべきなのは、
● どんな患者さんが集まるようになるのか
● どんな診療を、どの程度伸ばしていけるのか
● 限られた人員・時間・設備で、どんな運営判断が可能になり、どんな患者体験を提供できるのか？
といった、経営・現場・患者体験に対する貢献度ではないでしょうか？
予約の仕組みひとつで、来院の集中や分散、スタッフの動き方、診療の組み立て方、さらには集患やブランディングの方向性までが変わってきます。
だからこそ、予約システムは「今の受付を少し楽にするための道具」ではなく、将来の診療体制や運営を支えるための投資として捉える必要があります。
メディカル革命は、機能をただ並べるのではなく、
「どんな予約設計が、クリニックの成長に寄与するのか」
という問いを起点に、導入後の運用や改善までを見据えたシステム構築を行ってきました。
予約システムは、導入して終わりではありません。
日々の診療の中で使われ、調整され、磨かれていくことで、はじめて本来の価値を発揮するものだからです。
いかがでしたでしょうか？
本シリーズ「クリニック向け予約システム選び方ガイド」では、予約システムを選ぶ際に、これまであまり語られてこなかった視点をあえて取り上げてきました。
予約システムは、比較表だけでは見えにくい要素が多く、価格や機能の違いだけで判断してしまうと、「思っていたのと違った」という結果になりがちです。
だからこそ、
そのシステムがどんな思想で設計され、どんな運用を前提としているのか
まで含めて考えることが重要になります。
本シリーズが、「こういう視点もあるのか」と一度立ち止まり、貴院にとって本当に合った予約システムの選び方を考えるひとつのきっかけとなりましたら幸いです。