医療予約システム「メディカル革命 byGMO」は、クリニック・病院の予約管理の効率化、経営改善、集患を実現するクラウド型の予約システムです。受付の業務軽減・効率化・省人化を実現します。受付・精算業務は再来受付機の設置や、オンライン決済機能を活用することで60%以上削減が可能です。

導入事例

内科 内視鏡内科

内視鏡予約が午後にも効率よく入るように。少ないスタッフ数でも月300件を超える内視鏡検査を実現

東京・大田区のJR大森駅から徒歩2分の好立地。土日にも検査を受けることが出来る通いやすさの上に、国内最高峰の内視鏡機器で「痛みの少ない胃カメラ検査」も実施する大田大森胃腸肛門内視鏡クリニック様。開業と同時にメディカル革命 byGMO(以下メディカル革命)を利用して下さっています。
IT機器導入・活用を積極的に行いながら業務効率化を積極的に進めていらっしゃる、医院長の大柄先生にお話を伺いました。

—— メディカル革命をご導入いただいた背景を教えてください

ホームページ制作会社からのご紹介がきっかけでした。その時点で信頼はありました。
一診(医師一人)で診察する予定でしたのでシステムで効率よく予約管理する必要があると考えていたのですが、「メディカル革命」では他の予約システムでは難しい、「検査」の枠、「外来」の枠を細かく作るなど、柔軟に思い描いていた予約設定を実現することができました。
『IT化をどんどん進めていく』というコンセプトで医院を運営したいと考えていましたので、これからはLINE予約は必須だと考えている中、LINEで予約を取ることが出来るということも大きかったです。

年始にはWEB・LINEからの予約が8割を占めるなど、ネットからの予約が促進されると同時に事前問診の記入も進み、効率のよい医院運営が加速

—— メディカル革命(予約システム)を実際に導入してみてどのようにお感じになりましたか?

とても助かっています。開業時から導入して本当によかったと思っています。現状入っている予約の50%くらいがweb・LINEからの予約です。
また、メディカル革命で予約を取った患者様が問診連携の機能によってそのままメルプ(WEB問診システム)の記入に進んでくださいます。来院前に問診の記入が済んでいる患者様が多くなることで受付も助かっています。

LINE予約では、WEBからの予約よりも高年齢層の方が予約をしてくださる傾向があることが分かってきました。70代以上の方がLINEから予約をしてくれた事例もあります。

医院のお正月休みには、電話での予約が出来ない中でもwebでは予約を受付できたおかげで、お正月明けの診察はWEB・LINE予約が8割以上を占めました。
また、お正月明けにどれだけ予約が入っているかを私が確認できていたため、正月明けもバタバタせず、準備がきちんとできたのがありがたかったです。
LINEは利用の仕方次第ではもっと活用できると考えているので、どんどん使いこなしたいと思って考えています。

今後、分院展開を考えていますが、私が医院内にいなくても医院運営が成り立つようにしたいです。クラウドの予約システムですので、自宅でも予約内容の確認もできます。利用している電子カルテもクラウドですので、休みの日でも医院内にいるのと同じように患者さん1人1人のことを考えた診察準備をしっかり行えます。

検査数は順調に伸び続け、半年で1か月に大腸174人、胃カメラ156人の検査数に

—— 胃カメラ・大腸カメラの予約運用はいかがですか?

メディカル革命では、胃カメラの同意書(同意文ページ)を予約前に表示させることができ、それをきちんと患者さんに見ていただいた上で予約していただけます。この同意文ページを必ず経由する仕組みは事前の説明事項が多い検査の受け入れに大変役立っています。検査前日の食事や当日の食事制限などのお願い事も、患者さんがしっかり実施してくださるので、検査の前日に入った予約の方でも、問題なく内視鏡検査ができています。

大腸カメラについては、検査の仮予約をとってもらい、1週間前までに事前に診察をしてもらうというフローで予約を取ってもらっていますが、胃カメラの検査よりも、キャンセルがほとんどなく、胃カメラより、大腸カメラのほうが予約が多く入っているというのも驚きでした。

検査の仮予約というやり方ですと、キャンセルが多いのではないかと心配したのですが、現在ほとんど大腸カメラの検査予約のキャンセルはありません。検査の仮予約という考え方がきちんと機能しています。事前診察を受けていない患者さんには、事前にスタッフが確認連絡をする必要があるのですが、それについては大した手間にはなっていないようです。確実に大腸カメラ検査ができているので助かっています。

大腸カメラが午前に多く、胃カメラが午後に多い日などもあり、これについては正直驚いています。通常ですと、大腸カメラが午後で胃カメラが午前ということが多いと考えていたのですが、予約システムの作り方次第で、予約を平準化させることができること、そしてなによりきちんとした検査ができると感じています。

胃カメラについては、前日に突然予約を入れられるようにしていますが、午後からの枠で予約を入れてもらえたりもします。
胃カメラの午後検査については、朝、昼抜いてもらうように同意文で案内をしているのですが、朝昼食抜いてきてくれている人がほとんどなのでその点でもきちんと予約システムは機能しています。

WEB予約のおかげもあり直近では、1か月に大腸170人、胃カメラ170人という患者さんの検査を行うことができました。
もしこの検査の人数および通常の診察を予約システムや、WEB問診を入れないでやっていたら、おそらく回せない件数だと思いますので、これらのシステムを入れて本当によかったと思っています。
さらに受付スタッフの手間・時間を省くために、電話での予約や、医院内で次回予約を取得する際にも、「web予約をしてください」と促すことにしています。これによってさらに受付スタッフの手間が省けています。

—— クリニックが目指していることや取り組みなどをお聞かせください。

朝7時半に検査の予約が集中することが多いため、今後はさらに予約の平準化、分散をしていきたいと考えています。
また、WEB予約にログインするために必要なIDとパスワードの入力で苦慮される患者さんが多いのでなんとかしたいですね。「オンライン診療」の機能が今後追加されることにも期待しています。

スタッフの手間をより減らすために、電話予約(IVR)についても近日中に導入してみたいと考えています。楽しみにしています。

もっといろんなことを予約システムで挑戦していきたいので、拡張性が高いメディカル革命には期待をしています。
いずれ分院展開をしていくためには、予約システムは必須だと考えています。医院経営に予約システムの有効活用が欠かせなくなる日がくると私は考えています。