医療予約システム「メディカル革命 byGMO」は、病院・クリニックの予約管理の効率化、経営改善、集患のサポートを実現するクラウド型の予約システムです。受付の業務軽減・効率化・省人化を実現します。受付・精算業務は再来受付機の設置や、オンライン決済機能を活用することで60%以上削減が可能です。

Blog

患者さんにもクリニック・病院にも待望の機能「キャンセル待ち」機能とは?

BLOG 医技研BLOG

医院のイメージ向上にもつながる診療の「予約制」

最近ではさまざまなクリニックや病院で予約制を導入するところが多くなってきました。
診療を予約制にするとどんなメリットがあるのでしょうか?

弊社がご提供しているクリニック・病院向けの予約システム「メディカル革命 byGMO」(以下「メディカル革命」)をお使いの医院さんは、患者さんの待ち時間の負担を軽減できること、その日の患者さんの来院数が予想でき、業務を遂行していく上で参考にできることなどを予約制のメリットとして挙げられています。

予約ができるクリニックは「待たなくて済む」クリニックというイメージがありますので、患者さんに与える印象も良いようです。

予約キャンセルによる売り上げ損失は年間で〇百万円!?

一方、予約制のデメリットも少なからずありそうです。
患者さんの立場であれば「なかなか予約が取れない」という不満を抱え、他のクリニックへ流れてしまうといったケース。

クリニックや病院側からいえば、予約をキャンセルされてしまうことで、その分の売り上げが見込めなくなってしまうという問題。

仮に​1​人の患者さんが支払う医療費が​5,000​円とした場合、​1​日平均​4​~​5​件、月間で​80​件以上のキャンセルが出た場合、年間約​500​万円もの損失が出ることになるんです。

キャンセルによって発生する損失・・・これは経営側にとっては深刻な問題ですね。

予約キャンセルの悩み、どこから解決すればよい?

予約を取りたいのに取れない患者さんがいる一方で、せっかく予約が取れたのにキャンセルをしてしまう患者さんがいるとは、クリニックにとってなんとも効率の悪い話です。

この場合の改善ポイントはどこにあるのでしょうか?

そのヒントは、予約制そのものにありました。

まずは統計データで自院のキャンセルの傾向を分析

クリニックがオフィス街に位置するのか、住宅街にあるのか、駅から近いのかなどでキャンセルの傾向が時間帯によって変わるのをご存知でしょうか?
また、その日の天候もキャンセル率に影響することもあります。

こうした傾向を把握するには、まず患者さんの予約データの分析から始めましょう。

予約システムを導入して日々の予約をシステムに登録するようになると、患者さんの予約履歴がデータとして蓄積されます。そしてこの予約データを有効に活用することができるのです!

「メディカル革命」では患者さんの予約のさまざまな傾向を分析し、統計情報として提示します。

キャンセルが発生しやすい条件(時間帯・曜日・年齢・お住まいの地域)などが可視化されれば、クリニック側で事前にキャンセルを防止する対策を講じることが可能となりますね。

キャンセルが出た枠は積極的に穴埋めを

それから、「メディカル革命」ではキャンセルされた枠が院内からはカレンダー上で一目で分かるようになっています。

上述のキャンセルによる損失を少なくするためには、ここで、キャンセルでできた穴をそのままにしておかない、という対策もしていただきたいと思います。

キャンセルされた予約枠が分かっていれば、電話で予約ができるか問い合わせてきた患者さんに対しては時間をかけることなくその枠を案内できますね。

予約したくてできなかった患者さんの要望に応える!

また、キャンセルの穴埋めのためにキャンセル待ちを受け付けておいて、キャンセルが出たときにその患者さんにご案内するのも一つの方策と思います。

ところが、キャンセルが出た時に受付担当者がしなければならない処理は、考えている以上に手間が伴うもの。
キャンセル待ちをご希望の患者さんのお名前、希望日時などを控えたり、キャンセルが出たらその患者さんの情報を引っ張り出してご連絡・・・。

ひとたびキャンセル待ちを受け付けし始めると、月間で数十件から数百件ものキャンセル待ちリストになりかねず、なかなか導入に踏み込めない部分でもありますね。
結局、予約したくても希望の時間に予約ができなかった患者さんの要望に応えることはできないのでしょうか?

メディカル革命の「キャンセル待ち機能」とは

そのようなお悩みをお持ちの医院さんのために登場したのが、「メディカル革命」の「キャンセル待ち機能(有料オプション)」です。

この機能ではキャンセル待ち受付からキャンセルが出た際の通知までをすべて自動で行います。
患者さんは希望の日時に空きが出たときに連絡を受けられるように​メールアドレスを登録するだけ。

その予約枠にキャンセルが出た場合、お知らせメールが自動で配信されます。
患者さんは医院の予約サイトに行き、通常の予約手順で予約をします。

24時間いつでもキャンセル待ちを受付し、キャンセルが出たら自動でメールでお知らせ。受付担当者は今までのように患者さんに連絡し、予約の調整をする必要はありません。

「メディカル革命」の「キャンセル待ち機能」は患者さんにとっても医院にとっても大変効率的なシステムなのです。

キャンセル率は減らせるの? できます!実績多数の「メディカル革命」

残念なことに、定期的に通院している患者さんの中には、キャンセルをする確率が高い人もいます。

「メディカル革命」ではキャンセル率が高い患者さんに対しては、予約が集中する日にちや時間を避けて予約サイト上で予約可能日を表示することができます(予約コンシェルジュ機能)。
より確実に来てくれる患者さんの予約でカレンダーを埋めていくこと、穴埋めしにくい時間帯のキャンセルをさせにくくする仕組みを作ることで、キャンセル率を低くすることもできるのです。

「メディカル革命」を利用することで、​18.6​%だった医院さんのキャンセル率が​3.5​%まで改善された実例もあります。(当社調べ)

「メディカル革命」はお客様である医院さんと共に診療のキャンセルについて研究し、成長してきたキャンセル対策のエキスパートです。
同じお悩みを持つ医院さん、ぜひ「メディカル革命」の導入をご検討ください!