医療予約システム「メディカル革命 byGMO」は、クリニック・病院の予約管理の効率化、経営改善、集患を実現するクラウド型の予約システムです。受付の業務軽減・効率化・省人化を実現します。受付・精算業務は再来受付機の設置や、オンライン決済機能を活用することで60%以上削減が可能です。

導入事例

美容皮膚科

メディカル革命にとって予約システムはほんの入り口。その先に経営管理がある

美容皮膚科

美容医療業界に新風を起こすべく、業界に特化したコンサルティング会社を立ち上げ、ご自身でも化粧品会社と美容皮膚科クリニックの運営を手掛ける株式会社Logica 西木昌江社長。クリニック開業時のロケットスタート成功・その後の安定には、予約システムであるメディカル革命が鍵になったとのことです。美容業界における経営ついて、GMO医療予約技術研究所株式会社の取締役副社長 熊野 なおゆき がお話をうかがいました。

メディカル革命にとって予約機能とはほんの入り口。その先に経営管理がある

熊野:コンサルティングをされたクリニックの運営が初月から大幅な黒字とのこと、おめでとうございます。メディカル革命 byGMO(以下メディカル革命)の稼働開始後のフォローアップで、以前関わられたクリニックや標準的なクリニックと比較しての、こちらのデータを頂戴いたしましたが、改めて素晴らしいですね。

西木:お陰様で、ありがとうございます。

予算に対しての売上 2倍
(マーケティング費ゼロで開業初月に売上目標超え)
過去のクリニックでかかっていた人件費 3分の1
残業 ほぼなし
コールセンター、受付専任職員数 17名 → 0名

熊野:省人化ができただけでなく、収益が好調なことはなぜなのでしょうか?

西木:院長をはじめとした職員の皆さまの協力があっての目標達成はもちろんなのですが、メディカル革命の導入による効果が大きかったです。予約の入れ方で経営は変わりますので。有限である時間、人、モノ、お金などをどう管理していくか、が経営です。

熊野:確かに、メディカル革命では、スタッフや部屋、機材の時間も管理できるようになっていますからね。

西木:時間、人、モノ、お金、情報などの経営資源を効率良く活用するという考え方が、現代の労働集約型ビジネスの経営の肝です。

熊野:時間も限りある大切なリソースであると考え、それを最大限に活用するために管理することが重要な要素であると、弊社でも考えています。

西木:ええ、時間管理が最適化した時に、売上密度が最大化します。時間管理を最適化するというのは、クリニックにおいては予約枠数を最大限にするということです。

熊野:日々の予約数が最も多い状態に近づけるということですよね。大変ですが、そのことの重要性に気づいていない経営者の方も多いですよね。

西木:はい、感覚で予約を入れて、何となく経営できてしまっている人もいるんです。

熊野:リソースの使い方を見直して、“何となく経営”から脱却し、もっと効率の良い経営をしてもらいたいですね。

西木:それこそ、革命を起こすことになると思います。メディカル革命は、単なる予約カレンダーではないんですよね。

熊野:全くその通りでして、メディカル革命は一般的に予約システムと分類されていますが、実際は機能の理解を深めていくと、予約を管理することに留まらず、経営戦略ツールや人材評価ツールにもなるのです。

西木:優れたシステムを論理的に組めば、瞬発的な努力はいらないですね。経営側が売上を作る仕組みをつくることができれば、職員は毎日元気に出勤し、残業を行わずに利益を生むことができます。

熊野:売上アップの案としてよくお聞きするのは、患者様の単価を上げる、投資をする、スタッフを励ます、などですが。

西木:一人の患者様からたくさんお金を取らなくても、予約の入れ方を工夫して同じリソースの中で患者様の数を増やせば売り上げは上がります。投資にはまず財源確保が必要で、新規開業時には難しいです。人を励ますといってもモチベーションは不安定で予測不可能なものですし。

熊野:なるほど。経営の肝である予約枠の最大化のロジックはまた後ほど語っていただくとして、続いて西木さんのお仕事への携わり方についてお伺いしたいと思います。

システム導入による可能性を見出した西木さんとは

施術室
熊野:西木さんが社長を務められる会社についてお話しいただけますか?

西木:株式会社Logicaは2020年3月に起業した会社です。もともと私が美容クリニックのマーケティングと経営の戦略を担当していたので、SNSのマーケティングやPR事業を強みにしていたのですが、現在は医療系コンサルティングを基軸にしています。
Logicaの立ち上げ時には、美容クリニックの広報担当、現場マネジメント経験者、法律事務所にいたパラリーガルなど、クリニックの新事業を得意とする人材が集まりました。また、システム関係の仕事をしている夫を通じて、医療システムに強い人材もチームに加入してきてくれました。
そうしたことから、システムを導入しようとしているクリニックに対して、導入支援や運営支援、スタッフ研修なども含めてできる会社として展開しています。

熊野:どうして起業を考えられたのですか?

西木:自分にもっと力があれば、ユーザーにとって本当に価値のあるものを提供できるのに、と思ったからです。世の中で何かを良くしたいと考えた時に、自分自身に権限がないと難しいんだと思うシーンが多々あったのです。自分で資本を払っていないと経営に関わる重大な決定に従わざるを得ないことがあります。

熊野:権限を持って実現されたい理想があったのですね。

西木:はい、美容業界自体をもっとフェアな業界にしたいと思っています。患者様にとっても、美容医療を営むクリニックにとっても、相互利益を生む経営サポートをしたいと考えています。どちらかだけに有利なビジネスは長くは続かないと考えました。

熊野:通例ではそのような経営にならない背景が、美容業界の一部にはあるのですね。

西木:開業資金は莫大にかかりますし、美容クリニックは仕入れや、インセンティブを含め人件費にもお金がかかります。経営資源である時間と人材の管理をアナログで“勘”に頼っている経営はもはや綱渡りです。
でも中には、美容業界を浄化していきたいという先生方もたくさんいらっしゃいます。私は同じような志をお持ちの先生方とご縁を持てまして、美容クリニックの運営とは別に一緒にネットベンチャーで会社を立ち上げようということになり、現在、医学的なエビデンスに基づく化粧品を開発し、ユーザーに届けるEC事業も営んでおります。

熊野:そういった経緯で化粧品会社もスタートされたのですね。

西木:はい、そのような信念をユーザーさんにもご支持いただいて、楽天のランキングでスキンケア部門1位をとったものも多いです。平均的に上位10位くらいまでに私たちの化粧品が多数入っています。
また、美容クリニックでないと医療専売化粧品は販売できない、ということがあったため、クリニックも建てました。Logicaとしても、ここの運営支援業務を行っています。
ここは小さいクリニックですけれども、本当に正しいと思ったことだけを徹底するという、私の理想とするクリニックにすることができました。誠実な美容医療をお届けするということをモットーに、コース契約や高額な医療ローンを組まなくても、安心して、通いたい時に通える、そんなクリニックです。

熊野:理想を実現されたのですね。西木さんの今後の目標は何でしょうか?

西木:まだまだ将来やりたいことは色々とあるのですが、美容の枠を出たビジネスも模索していきたいです。医療システムを使ってもっと身近なものにする、できることはたくさんあるような気がしています。
結果的に、ユーザーにとって利益をもたらすことに貢献できる何らかのフレームを残したいと考えて活動してます。

メディカル革命で実現させるリソース管理のロジックとは

施術室
熊野:さていよいよ、西木さんにはいくつかあるロジックの中から、どの医院様でも実現できる例を、特別に1つだけ公開していただきます。公開枠の管理、連鎖予約、時間軸の制御など様々あると思いますが、リソース管理につながる予約枠の最大化の鍵となることは何でしょうか?

西木:それは、すべての施術メニューの予約時間を、15の倍数に揃えることです。

熊野:15、30、45、60、90、120分・・・という具合ですね。

西木:はい、そうすることの効果は大きく2つです。1つは、予約と予約の合間の空き時間をなくし、きっちり予約を詰めることができる点です。もう1つは、例えば通常50分、55分をかけたい施術を45分に収めるように努められる点です。

熊野:50~55分の施術時間を要すると思われるものは、余裕を持って切りのよい60分に繰り上げ、ではなく、45分にしてしまうのですね。

西木:はい、繰り下げです。当初先生に、この施術は何分ですか?と聞いたときに、「50分ちょっとかな」ということだったので、本当にその時間が必要なのか計ってみました。すると、50分かからずに終わったのです。そこでまた、これを毎回もう5分短縮することはできないかフローを見直したり。実践と改善の繰り返しでした。

熊野:システムの導入とともに、時間の使い方の見直しができたのですね。

西木:はい、しかもその際、職員によって施術にかかる対応時間は異なるものですが、対応の早い職員を基準に分数を設定しました。

熊野:それはまた、多くの職員にとっては大変なことですね・・・。

西木:当初職員からは、できないとの抵抗もありました。ですが、みんなで試して、どうやったら無駄なフローを削減できるか、導線を変えたり早い職員は何が違うのか研究し尽くしました。最終的には全員が同じ時間で予約をこなせるようになり、今では「今日は余裕だね」なんて声が聞こえることもあります。

熊野:職員のタスクを標準化し、そこから効率化したのですね。それをやり切った西木さんはすごいです。

西木:職員の一人が私の以前の職場からの同士で、現場側で取りまとめて協力してくれました。予約をこなせばこなすほど、インセンティブも上がるので、みんな頑張ってくれています。

熊野:施術中はテキパキとこなし忙しいけれども、給与が高く残業もないので、職員の皆様にはやりがいをもって業務にあたっていただいているという感じでしょうか。

西木:そうですね。時間の軸とともに色々なものを解決していき、労働環境も改善することができました。

熊野:弊社の予約システムは、職員による対応時間の差がある場合や、お話しの長い患者様の場合は簡単に予約分数を変えることができて融通が利く、とお褒めいただくことがあるのですが、この機能はむしろ不要とされているのですね。

西木:はい、例外なく15分単位での予約にしてます。そうすると、システムでは連鎖予約、機材管理、間隔制御が自動で利くので、予約管理カレンダーには見事なほどきれいに予約が埋まっていくんですよ。まさに芸術です。

熊野:ええ、例えばあるメニューの予約が入ると、まず診察室にカウンセリングの枠を確保し、カウンセリング終了後に施術室と医師をおさえ、2台ある機械のうちの1台もおさえる、ただし前回の施術から1ヶ月以上経っている場合に限る、ということまでシステムが判断してカレンダーに入れてくれるからこそ、自動できれいに埋まっていくのでしょうね。ここまでできるのはメディカル革命の強みだと思っています。

西木:あとは、予約が入ってしまえばシステムが入れてくれた通りに対応せざるを得ないところも利点です。職員からの評価を気にするあまり、現場に時間的余裕を持たせたい経営者の方は多いです。職員に嫌われたくない院長の代わりに、システムはルール通りに管理してくれるのです。設定を組んでしまえば、予約を入れた人に不満が向くことは起きなくなる訳です。さらに、ステータス管理機能を利用すれば、遅れ状況をリアルタイムに把握し、即時にフィードバックすることが可能になっています。

熊野:その通りですね。設定次第では、臨機応変に対応できるようにすることも可能ですが。メディカル革命は設計に関してはカスタマイズすることを想定してシステムを組んでいるので、自由度も選べるようにしています。クリニックそれぞれに合わせた設定が可能で、今まで人が采配していたことがシステムでできるよう心掛けています。

西木:営業時間内に、今日出勤している職員で、今ある機械や資材を最大限に活用すること、それが利益を最大化することになります。最大限活用するとは、限られたリソースの中で、予約の数を可能な限り増やすことです。これがリソース管理です。
今回システムを組むにあたり、予約枠の最大化のための仕組みをはじめ、多くのアドバイスをいただき感謝しています。おかげで、弊社クライアントの経営管理において革命を起こすことができました。

熊野:大変ありがたいお言葉です。

西木:私の考えやこれまでのクリニックでの成功例を医療業界の人や経営者の方々に知ってもらい、クリニック運営を円滑にし、患者様の利益へ還元することに繋がれば嬉しいです。

熊野:私も多くの医院様、大勢の患者様の快適さに繋がるようにシステムを提供していきたいと考えています。
今後ともよろしくお願いいたします。

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