導入のきっかけは「リハビリ予約」の運営改善
―― まずは、メディカル革命を知っていただいたきっかけを教えていただけますでしょうか。
院長： きっかけは非常に明確で、リハビリ室の運営です。整形外科にはリハビリが不可欠で、多くの患者さんがいらっしゃいます。リハビリをうまく管理運用していくのに役立つシステムは何か考えた時に、やはり 良い予約システムが必要なのではないか と考えていました 。
そこで、リハビリ室のスタッフに「要望を満たす診療予約システムがないか調査してほしい」と頼んだところ、見つけてくれたのがメディカル革命でした 。
―― リハビリ管理のやりやすさが決め手になったのですね。
院長： そうです。それが一番の目的でした 。以前使っていた予約システムでは、リハビリの予約と診察の予約を同時に一覧で見ることができず、画面が別々だったんです 。
メディカル革命を導入してからは、 リハビリと診察の予約状況を一元管理できるように なりました。 患者さんが今どういう状態なのかが非常に分かりやすく、スタッフの反応もすごく良い ですよ 。
「レシートプリンター」導入で手書き作業が消滅。受付の動線改革に
―― 貴院にはメディカル革命のオプション機能として、スマートチェックインとレシートプリンターも導入いただいています。特にレシートプリンターによる変化はいかがでしたか？
院長： 状況は格段に良くなっています 。 それまでは、電子カルテ付属のシステムに予約を入れた後、スタッフが患者さんに渡す受付票へ 「チェックイン時間」や「担当の理学療法士名」を手書きで記入していました 。
レシートプリンターを導入してからは、来院時に自動チェックインするとポンと紙が出てくるので、来院処理や 手書きの作業が一切なくなりました。 レシートには診察やリハビリ内容、担当の理学療法士名などが印字されるのですが、 記載内容も分かりやすいですし、業務効率が劇的に改善 しました 。当初は手書きも残そうかという話もありましたが、完全に切り替えて正解でした 。
―― スマートチェックインとレシートプリンターの組み合わせによる、患者さんの滞留時間の変化はいかがでしょうか。
院長： 基本的に、患者さんをお待たせする時間は少なくなりました 。 もちろん、マイナンバーカードの保険証確認など、国の制度として月初のチェックが必要な部分は多少時間がかかりますが、 それ以外の部分での滞留は確実に減ったと体感 しています 。
WEB問診連携で、事務スタッフの業務負担を「半分以下」に
―― 患者さんの動線だけでなく、事務スタッフの方々の業務負担についてはいかがでしょうか。
院長： 以前は紙の問診票を使っていたため、患者さんが書いてくれた内容をスタッフが電子カルテに手入力しており、非常に時間がかかっていました 。
現在は他社のWEB問診システムとメディカル革命を連携させています。これにより、 予約システム上で患者さんの名前をクリックするだけで、そのまま問診内容を確認・取り込みができる ようになりました 。
―― 一つの画面からシームレスに連携できるわけですね。
院長： はい、すごく楽ですね 。 スタッフが紙の問診票を見て手入力する作業がなくなったので、処理速度は格段に早くなりました 。予約システムで見やすく色分けをして管理できている点も含め、視認性と操作性が高まりました 。
―― 具体的に、以前と比べてどのくらい業務が削減されたと感じますか？
院長： 予約システムもWEB問診もなく、マイナンバー対応もなかった頃と比較すると、おおよそ 50%以上の業務削減になっている のではないでしょうか 。 とにかく「手書き」という作業がなくなっていることが大きいです。かなり楽になったと思いますよ 。
「待つ時間」を減らし、治療という「目的」に集中してもらうために
―― 最後に、クリニック経営における今後の展望をお聞かせください。
院長： 私はとにかく「人を待たせる」のが嫌いですし、私自身が待つのも嫌いです 。 お互いに無駄な時間を使わず、患者さんには「治療」や「リハビリ」といった、ここに来る本来の目的をスムーズに達成してもらいたいと考えています 。
リハビリが必要な人には、早いうちに診察をして「リハビリが必要だ」と判断し、すぐに予約を入れて治療する。そういった一連の流れを円滑にし、無駄な時間を減らすことが、予約・受付・会計システムを活用する上での目標ですね 。
―― 事務的な時間を極力削減し、本来の医療サービスに還元していくということですね。本日は貴重なお話をありがとうございました。
▼ 相模大野駅前タワー整形外科・リウマチ科 WEBサイト
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