診療予約システム「メディカル革命 byGMO」は、クリニック・病院の診療予約管理の効率化、経営改善、集患を実現する医療特化型クラウド予約システムです。時間をデザインする力で診療も経営ももっと柔軟に。受付の業務軽減・効率化・省人化も可能。

導入事例

メディカル革命 byGMOを導入されたクリニック様をご紹介します

乳幼児一時預かり保育の予約受付をWEBに集約し、保育士が保育に専念できる環境を実現。

カムパネルラ経堂 様

科目:

所在地: 東京都

- 一時保育を通じてママたちが子育てに笑顔で向き合うお手伝いを -
お子様の一時預かり保育室を運営するカンパネルラ経堂様。
「子育て疲れのリフレッシュ」や「自己実現へのチャレンジ」など子育て中のママたちがご自分の時間が持てるよう、そして子どもにとっては居心地の良い場所となるよう一定時間お子様を預かる保育サービスを地域の方々に提供されています。
一時保育サービスの需要は全国的にも年々高まっているようですが、予約の受付でお困りのことなどはあるのでしょうか?
メディカル革命 byGMO(以下メディカル革命)を保育分野ではじめて利用され、すでに1年以上経過しているカムパネルラ経堂の施設長・菅原様に夕暮れどきの保育室にてお伺いしました。
課題
期待
効果・活用ポイント

—— どのように一時保育の予約を受付しているのか教えてください。また、運用で工夫している点はありますか?

翌月の前半分、後半分を毎月1日と15日に「予約開放」し、受け付けしています。電話での受付はせず、WEB予約のみです。

予約開放した直後の10分間で予約がすべて埋まってしまうこともあります。

—— ネットからの予約のみ受付で、WEB予約率はほぼ100%。利用者にとってのメリットやデメリットはいかがでしょうか?

初回の保育の前にご利用登録の面談を実施していますが、予約は先着順であるというルールを口頭や書面でご説明し、ご理解をいただいています。また、施設の壁にも来月の「予約開放日」を掲示して、来所する方に確認いただいています。予約受付の仕組みについては「不公平だ」などの不満はほぼありません。

スマホ操作に慣れているママが有利という面はあるでしょうが、「日付を優先したい方」「空いていたら予約したい方」など予約の目的は様々で、前者は予約開放日に頑張って予約をとっていただき、後者はそれ以外の日にゆっくり空き枠をネットで確認していただいているようで、様々なご要望にお応えするにもネットからの受付は必須と考えています。

—— 予約の時間帯は夕方以降のご利用が約7割、深夜のご利用も少なくありませんが…

月2回の予約開放日の予約を開放する時間は17時です。

日付が変わる時間帯に自動で予約を開放する方法もありますが、私たち保育士が勤務していない深夜ですと利用者が問い合わせをしたくても一切こちらは対応できませんし、何より予約をとりたいためにママたちが寝ずに頑張って起きている、という状況にしたくないと思いました。そこで、予約開放日は保育業務がほぼ終了している17時と決め、常勤の保育士が予約受付がうまくいっていることを見届けるようにしました。

小児科のための予約機能が保育予約にも有効でした

—— メディカル革命に決めた理由をお聞かせください。

本部である特定非営利活動法人フローレンスの代表(駒崎弘樹様)がIT活用に積極的だったこともあり、予約システムの導入を検討することになりました。

5~6件の候補の中から一度は絞りこんだ予約システムがあったのですが、そのシステムではログインIDにメールアドレスを設定する仕様だったために、保育対象のお子様が二人以上いる場合、兄弟用に別のメールアドレスを使用しなければならないという問題がありました。

その点、メディカル革命ではID、パスワードを利用者が自由に設定することができるので、一人の親御さんがお子様を兄弟同時に預けたいという要望に対応できると判断しました。

メディカル革命は時間と人数の枠を決めて予約を管理するという一時預かり保育の予約形態、前述のとおり兄弟の予約を一度に同時に行うことができるという点で、私たちが求める要件にぴったりマッチしていたのです。

*メディカル革命で複数名のアカウントで同時にログインし、予約をとることができる仕様は小児科など兄弟で診察の予約をしたり、家族で予防接種の予約をするクリニックのお客様からのご要望に対応したものです。複数名が同時に予約できる空き時間帯を自動で計算し、予約可能枠として表示します。

**メディカル革命では一時預かり保育のように、同時間帯の定員数(〇名まで)があり、且つ予約時間数の枠を設定する予約タイプ(定員管理タイプ)にも対応しています。スクール予約、美容院予約などでご活用いただいています。

—— 予約システム導入時に苦労した点はありますか?


以前はメールで予約希望を受け付けし、グループウェアの共有カレンダーで管理していましたが、メディカル革命の予約管理画面もカレンダー表示です。

「形が似ている、これならいける!」という直感もあり、見やすさの面ではまったく違和感がありませんでした。

また、使いこなせるか不安な部分もありましたが、本部フローレンスのシステム担当者が「こういうときはどうする」というマニュアルを作ってくれたので、始めはそれを見ながら操作をしました。操作方法は難しくなかったので、1ヶ月も経たないうちに慣れました。

—— メディカル革命を導入して良かった点、便利な点はどんなところでしょうか?

保育に集中できるようになりました。予約受付業務はシステムに任せ、私たち保育士はより「安心安全な保育を最優先にする」という原則に基づき行動できるようになりました。

また、お子さんの情報を以前は毎回ノートを見て確認していましたが、今は予約カレンダーに予約児童のお名前やアレルギー、保育上の注意点などが自動で表示されますので、他の保育スタッフとの共有にも役立っています。

利用者にとっても、以前は当施設から予約確定のお返事をするまで2日以上かかっていたところを、現在は予約サイトで予約可否がすぐに確認できるのでとても分かりやすいと好評です。

—— 予約システムの運用コストについてはどのようにお考えですか?

利用者の増加により、私たち常勤スタッフはカレンダーの入力業務などで残業が増え、残業代も重んでいました。メディカル革命の月額利用料金は予算の範囲内でしたし、実際に残業時間も減りましたから、コスト削減につながり、導入してよかったと思っています。

—— お子様の預かりなので、当日キャンセルがあると思いますが?


はい、実際に月間で当日のキャンセル率が平均で10%を超える月もあります。これは非常に多いといえます。

当施設では保育料のお支払いは当日のお迎え時であるため、キャンセル料もいただいていませんので、施設の経営の観点からは痛手です。

ただし、料金を銀行振込などの前払いにすると振込確認の手間が生じる(事務専任のスタッフはいません)し、自治体と設定した定員の取り決めがあり、キャンセルを見込んで枠を増やすようなことはできません。

キャンセルが出た場合は他の利用希望者が予約できる場合もあるので、利用者にはこまめにネットで空き状況をチェックいただければと思います。
また、別途メディカル革命のキャンセル待ち機能(有料オプション)についても検討しているところです。

—— 最後にメディカル革命へのメッセージや、今後の抱負をお聞かせください

メディカル革命には「カルテ番号」「治療」など随所に医療用語が使われていますが、私たちのような保育事業者の利用が増えれば項目名称の変更などの改善も期待できるかなと思います。

医療と保育は共通の部分もあるので、今後もさらなる機能改善でより便利になることを期待しています!

カムパネルラ経堂様の運営法人である特定非営利活動法人フローレンス様は一時保育施設の他、障害児保育、病児保育など 「親子の笑顔をさまたげる社会問題を解決する」をテーマに活動されています。
メディカル革命が保育の場でもお役に立てていると知り、大変うれしく思います。
弊社でも、今後、一時預かり保育、病児・病後児保育、高齢者向けデイサービスなどの福祉分野の予約問題解決に力を入れていきたいと考えておりますので、お話はとても参考になりました。
カムパネルラ経堂様、ありがとうございました。
 

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目次

  1. ------ どのように一時保育の予約を受付しているのか教えてください。また、運用で工夫している点はありますか?
  2. ------ ネットからの予約のみ受付で、WEB予約率はほぼ100%。利用者にとってのメリットやデメリットはいかがでしょうか?
  3. ------ 予約の時間帯は夕方以降のご利用が約7割、深夜のご利用も少なくありませんが…
  4. 小児科のための予約機能が保育予約にも有効でした
    1. ------ メディカル革命に決めた理由をお聞かせください。
    2. ------ 予約システム導入時に苦労した点はありますか?
    3. ------ メディカル革命を導入して良かった点、便利な点はどんなところでしょうか?
    4. ------ 予約システムの運用コストについてはどのようにお考えですか?
    5. ------ お子様の預かりなので、当日キャンセルがあると思いますが?
    6. ------ 最後にメディカル革命へのメッセージや、今後の抱負をお聞かせください

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