クリニックの業務効率化は、クリニックを成功させるための重要な課題の一つです。医療現場では人手不足やスタッフの負担増加が深刻化しており、業務の見直しや改善が強く求められています。医療DXやITツールの導入も進んでいるとはいえ、まだ不十分な点が多いのが実情です。
この記事では、クリニックにおける業務効率化の重要性と、具体的な方法について詳しく解説します。
1. クリニックの業務効率化の推進が求められる理由
クリニックを取り巻く医療環境は年々変化しており、効率的な運営がより一層重要視されています。特に、クリニックは医療サービスを提供する上で、多くの業務を効率的にこなす必要があります。医療現場での業務負担が増加している中、効率化はクリニックの持続的な運営と高品質な医療サービスの提供に欠かせません。
以下に、クリニックにおける業務効率化の推進が求められる3つの理由について解説します。
1-1. 医療業界で人手不足が深刻化している
日本の医療業界では、慢性的な人手不足が長期にわたり問題となっています。特に看護師や介護士などの医療従事者の不足が顕著です。
厚生労働省が2019年に公表した「医療従事者の需給に関する検討会 看護職員需給分科会 中間とりまとめ」の報告では、2025年には全国における看護職員の不足は13万～20万人に上ると推計されています。
この人手不足の背景として、超高齢化社会の進行や医療需要の急増が考えられます。日本では2022年時点で65歳以上の人口が全体の29.1%を占めており、高齢者の増加に伴い医療サービスの需要も急速に拡大しています。しかし、それに対応するだけの医療従事者の確保が難しく、特に地方や小規模クリニックではその影響が深刻です。スタッフの負担が増えることで、患者さんへの対応やサービスの質が低下するリスクが高まり、クリニック運営にも大きな影響を与えることが懸念されています。
引用：
厚生労働省「医療従事者の需給に関する検討会 看護職員需給分科会 中間とりまとめ」
総務省統計局「人口推計」
1-2. スタッフの業務負担が増大している
医療現場では、診療以外にも多くの業務が発生します。例えば、受付業務、カルテの管理、診療予約の管理、会計処理などをスタッフが分担して対応しています。人手不足と相まって、スタッフ一人ひとりの業務負担が増えることで、仕事の効率が低下し、結果的に患者さんへのサービスの質も下がってしまうリスクがあります。
このような負担増を解消し、質の高いサービスを提供し続けるためには、業務の効率化が不可欠です。
1-3. 医療DX・ITツールの導入が十分に進んでいない
近年、業務の効率化や成果の最大化を実現するために、デジタルトランスフォーメーション（DX）やITツールの導入が進んでいますが、医療業界ではその導入が遅れているケースが少なくありません。特に、クリニックのような中小規模医療機関では、コストや運用面での不安からITツールの導入をためらうケースもあります。
電子カルテや診療予約システムの導入は、業務効率化に大きく寄与し、スタッフの業務負担を軽減することが可能です。IT化を進めることで、よりスムーズな診療フローを実現し、クリニックの運営全体を改善できます。
2. クリニックの業務効率化の方法
クリニックの業務効率化を実現するためには、さまざまなツールや戦略を活用することが重要です。業務の合理化により、スタッフの負担軽減や診療の質向上が期待されます。ここでは、クリニックの業務効率化を図るための具体的な方法について解説します。
2-1. 電子カルテの導入
従来の紙ベースのカルテでは、情報の管理が煩雑になりやすく、患者さんの情報を確認する際に時間がかかることが多々ありました。電子カルテを導入することで、患者さんの情報をデジタルで一元管理して、必要な情報を迅速に検索・共有することが可能となり、診療の効率が大幅に向上します。また、ミスの削減や患者さんへの対応速度の向上にもつながります。
電子カルテは、診療に関する情報だけでなく、検査結果や投薬履歴など患者さんの健康情報を総合的に管理できる点でも優れています。他の医療機関との情報共有が容易になるため、診療の連携や患者さんの紹介時にもスムーズな対応が可能です。IT化によるデータ管理の効率化は、今後さらに重要性が増していくでしょう。
2-2. 診療予約システムの導入
診療予約システムの導入は、クリニックの業務効率化において非常に効果的な手段の一つです。従来、電話や対面での予約管理はスタッフにとって大きな負担となっていましたが、診療予約システムを導入することで予約管理の自動化やヒューマンエラーの削減により業務が大幅に効率化され、スタッフの業務負担が軽減されます。スタッフの業務時間を患者さんへの接遇に割けるようになり、患者満足度も向上します。
また、電子カルテ連携が可能なシステムなら、診察前に患者の記録確認等がスムーズになるなど、予約と診療記録を紐づけた一元管理による業務効率化が可能になります。
業務効率化以外の観点でも、WEB予約による集患効果、効果的な空き枠管理による予約増加、待合室の混雑解消、診療スケジュール管理の改善、リマインダーによるキャンセル対策、24時間予約による利便性向上など診療予約システムの導入には多くのメリットがあります。
こうしたシステムを導入することで、クリニックの運営全体がスムーズになり、患者さんとスタッフ双方にとってメリットが生まれます。現在、診療予約システムを活用するクリニックが増えており、これからもその導入はますます進むことが予想されます。
2-3. WEB問診の活用
WEB問診の導入は、クリニックの業務効率化に大きく寄与します。従来の紙ベースの問診票では、患者さんが来院してから問診票に記入し、その後スタッフが内容を確認するというプロセスに時間がかかりがちでした。しかし、WEB問診を導入することで、患者さんは来院前にスマートフォンやパソコンを使って自宅で問診票を記入でき、来院時の手続きを簡略化できます。
WEB問診を利用することで、スタッフが問診票の内容を入力する手間が省け、診療の準備もスムーズに行えます。また、事前に患者さんの症状や病歴を把握できるため、医師は的確な診療計画を立てることが可能となり、診療の質が向上します。診察時間も短縮され、より多くの患者さんに対応できるようになります。
さらに、WEB問診では、患者さんがより詳細な情報を提供しやすくなるため、問診の精度も高まります。例えば、選択式の質問や追加の質問を設けることで、患者さんの症状を正確に把握でき、見落としのリスクが減少します。
2-4. 業務内容の標準化・マニュアルの作成
クリニックの業務を効率化するためには、業務内容の標準化とマニュアルの作成が重要です。標準化によって、スタッフ間の業務のばらつきを減らし、誰が対応しても同じ水準で作業が進められるようになります。特に、新人スタッフやパートタイムのスタッフでも、一定の業務水準を維持できる点でメリットがあります。
マニュアルは、業務フローを可視化し、作業の抜け漏れを防ぐ効果があります。受付や会計処理、カルテ管理など、日常的な業務を体系的に整理して言語化することで、効率的な診療を実現できるでしょう。
また、標準化した業務プロセスが共有されると、トラブル発生時の対応にも役立ちます。業務がルール化されていれば、マニュアルに基づいて迅速に対応でき、業務の滞りを最小限に抑えられるため、クリニックの運営全体がスムーズになります。
2-5. 業務のアウトソーシング
スタッフが日々の業務に忙殺されて本来の業務に専念できないなら、業務のアウトソーシング（外部企業への委託）を検討しましょう。経理や清掃など診療以外の業務を外部に委託することでスタッフの業務負担を軽減し、診療に専念できる環境を整えられます。専門業者に委託することで業務の精度向上やミスの防止につながるのもメリットです。
アウトソーシングは、当該業務が必要なタイミングでサービスを利用できるため、無駄なコストを抑える効果もあります。
2-6. チーム医療の推進
チーム医療の推進は、クリニックの業務効率化に大きく貢献します。医師、看護師、薬剤師、医療事務など、各専門職が自身の本来の業務に専念しながら連携することで、患者さんへの診療の質を高めつつ、個々のスタッフの負担を軽減できます。
自院の人的リソースが不足している場合は、必要に応じて他の医療機関と連携することも検討できます。クリニック単体では対応しきれない診療でも、専門の医療機関と連携して診療を進められれば、患者さんの満足度向上にもつながるでしょう。
内部のチーム連携だけでなく、外部の医療機関との協力も含めたチーム医療の推進は、質の高い医療サービスを提供するための重要なアプローチです。
2-7. 職場環境や労務管理の見直し・改善
クリニックの業務効率化には、職場環境と労務管理の見直しが不可欠です。スタッフが働きやすい環境を整えることで、業務効率の向上が期待できます。特に、医療現場では長時間労働や業務負担が問題になりがちで、適切なシフト管理や休憩・休暇の確保が重要です。
さらに、物理的な職場環境の整備も重要です。快適な診療スペースや休憩のためのスタッフルームを整え、安心して業務に取り組める環境を提供することで、スタッフのモチベーションもアップし、クリニック全体の業務効率の向上につながります。
3. クリニックの業務効率化のメリット
クリニックで業務効率化を進めることで、診療の質向上やコスト削減など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、具体的なメリットについて解説します。
3-1. 診療の質の向上
業務効率化によって、スタッフが診療や患者対応に集中できる時間が増え、結果として診療の質が向上します。例えば、電子カルテや診療予約システムの導入により、業務がスムーズに進むため、医師や看護師はより多くの患者さんと丁寧に向き合うことができます。
また、業務効率化は待ち時間の短縮やミスの減少にもつながり、患者さんの満足度アップが期待できるでしょう。
3-2. 収益アップ
業務効率化は、クリニックの収益アップにもつながります。効率的な診療体制を整えることで、より多くの患者さんに対応できるようになり、収益の増加が見込めます。例えば、診療予約システムを活用することで、患者さんの予約管理を効率化して予約数を最大化でき、1日当たりの診療件数を増やすことが可能です。
また、電子カルテやWEB問診などを導入することで業務のスピードが向上すれば、診療の回転率が上がります。既存のスタッフでより多くの患者さんに対応できるため、追加の人件費をかけずに収益を向上させることができます。
3-3. コスト削減
クリニックの業務効率化は、コスト削減にも大きく貢献します。ITツールの導入により、紙ベースの書類をデジタル化することで、消耗品費や保管スペースのコストを削減できます。また、業務を効率化することでスタッフの残業時間を減らし、人件費の削減にもつながります。
3-4. スタッフのモチベーション向上
業務効率化は、スタッフのモチベーション向上にも寄与します。効率的なシステムやツールを導入することでスタッフの業務負担が軽減され、仕事に対するストレスが減少し、より意欲的に業務に取り組むことができるでしょう。スタッフ一人ひとりのパフォーマンスがアップすれば、診療の質の向上にもつながります。
また、業務効率化によって生まれた余裕時間をスキルアップや研修に活用することで、スタッフの成長が促進され、職場への満足度も向上します。
4. クリニックの業務改善の進め方
クリニックの業務改善を進めるためには、現状を分析し、問題点を明確にすることが重要です。ここでは、具体的な進め方を解説します。
4-1. 業務フローの現状分析
業務改善の第一歩は、現状の業務フローを詳細に分析することです。業務のどこが非効率なのか、無駄が発生している箇所を特定するために、各スタッフの作業内容やプロセスを一つひとつ確認します。
例えば、受付から診療、会計処理までの流れを把握し、時間がかかり過ぎている作業や、重複しているタスクを明らかにします。この分析を通じて、改善すべき業務や、効率化の余地があるプロセスを明確化して、具体的にどのような対策をとるべきか検討しましょう。
4-2. 問題点の洗い出しと優先順位の設定
業務改善を進める際には、現状分析に基づいて問題点を洗い出し、その優先順位を設定することが重要です。全ての問題を一度に解決することは難しいため、影響の大きい問題や、早急に改善が必要な業務から手をつける必要があります。例えば、患者さんの待ち時間が長くなる要因が複数ある場合、まずはその中でも最も時間を消費している部分を特定して改善に注力します。
また、優先順位を設定する際には、コストやリソースの観点からも考慮することが求められます。限られた予算やスタッフのリソースをどこに集中させるかを慎重に判断し、段階的に改善策を実施することで、クリニック全体の運営を効率化することが可能です。このように、問題点を明確にし、優先度を決めることで効果的な業務改善が実現します。
4-3. 施策の実行と効果測定・改善
問題点の優先順位が決まったら、次は具体的な改善施策を実行します。業務効率化に向けた施策を計画的に進めるためには、各ステップを明確にし、スケジュールに従って実行することが重要です。例えば、電子カルテの導入や診療予約システムの改善といったITツールの導入は、業務全体に大きな影響を与えるため、スタッフへの教育や運用テストをしっかりと行った上で導入を進めます。
施策を実行した後は、その効果を測定し、さらに改善を加えていくプロセスが欠かせません。業務改善の効果は、具体的な数値で測定することが推奨されます。例えば、患者さんの待ち時間の短縮や、スタッフの残業時間の減少など、具体的なデータを集めて分析します。効果が十分に現れていない場合は、施策を見直し、再度改善を行うことで、持続的な効率化が実現します。
5. 診療予約システム「メディカル革命 byGMO」の特徴
「メディカル革命 byGMO」は、クリニックの業務効率化を総合的にサポートする高度な診療予約システムです。さまざまなニーズや環境に柔軟に対応でき、クリニック運営を改善できます。
・高度な予約制御による予約調整作業の自動化：患者さんの予約状況に基づいて自動的に予約枠を最適化するため、スタッフが行う手動での調整作業を大幅に減らすことが可能です。医師の予約に連鎖して部屋等のリソースを確保するなど、今まで手動による調整が必要だった業務の自動化が可能です。
・予約と一体型のWEB問診：患者さんがWEB上で予約をする際、自動的にWEB問診画面に遷移して記入を促すため、来院前に必要な情報を収集でき、診療前の準備をスムーズに進められます。来院時の手間が軽減され、待ち時間の短縮にもつながります。
・スマートチェックイン機能による受付業務削減：患者さんはクリニック到着時にスマートフォンでのQRコード読み込みで自動的に受付が完了するため、受付業務の負担を大幅に削減できます。患者さんとの接触時間が減ることで、感染症対策にも効果的です。
・キャッシュレス決済の導入による会計業務削減：キャッシュレス決済の活用によって会計処理がスムーズになり、患者さんが待ち時間なく支払いを完了できるため、会計スタッフの業務負担が軽減され、患者さんの満足度も向上します。
・電子カルテ連携実績が豊富：既存の電子カルテとシステムをスムーズに統合できるため、診療情報の一元管理が実現し、スタッフの作業効率がさらに向上します。
6. 「メディカル革命 byGMO」の導入で業務効率化に成功した事例
「メディカル革命 byGMO」を導入したクリニックでは、業務効率化に成功した多数の実例が報告されています。以下に、具体的な導入事例を紹介します。
6-1. 高木外科内科医院 様
高木外科内科医院様では、「メディカル革命 byGMO」を導入したことで業務効率化に成功しました。特に、予約管理業務における手間が大幅に削減され、受付業務の効率が飛躍的に向上しています。電話応対数が感覚として約50％削減され、スタッフの負担が軽減されたことで、他の業務にも集中できる環境が整いました。
また、予約制の導入により、以前は最大1時間半から2時間だった患者さんの待ち時間が、混んでいない日はほぼオンタイムで診察できるようになりました。混雑時でも30分から40分程度の待ち時間に短縮されました。
導入事例：高木外科内科医院 様
6-2. 山手皮フ科クリニック 様
山手皮フ科クリニック様では、「メディカル革命 byGMO」の導入により、業務効率化とスタッフの労働環境改善に大きな成果を上げました。特に、スタッフ3名の残業時間を計78時間まで減少（87％の削減）することに成功しています。スタッフの負担が大幅に軽減され、職場の働きやすさが向上しました。
また、メディカル革命の予約管理システムを導入したことで、以前は紙の予約台帳で手作業で行っていた複雑な予約管理が効率化されました。予約枠の組み直しや変更が容易になり、クリニックの時間と空間・人的リソースを最大限に活用できるようになりました。
導入事例：山手皮フ科クリニック 様
7. まとめ：業務効率化でクリニック経営を改善しよう
クリニックの業務効率化は、診療の質を向上させ、スタッフの負担を軽減し、経営の安定に寄与する重要な取り組みです。電子カルテや診療予約システムの導入、アウトソーシングなど、さまざまな手法を活用することで、クリニック運営の改善のみならず、スタッフのモチベーションアップやコスト削減、収益向上も実現できます。
クリニックの業務効率や収益向上に課題を感じているなら、「メディカル革命 byGMO」の導入をご検討ください。高度な予約制御が可能な診療予約システムながら、WEB問診やスマートチェックイン、キャッシュレス決済、電子カルテとの連携など豊富な機能を搭載しており、クリニックの経営改善をトータルにサポートします。