こんにちは。GMO医療予約技術研究所です。
「メディカル革命が整形外科クリニックの予約管理に強いわけ①」では、１日の来院患者数が非常に多い整形外科では業務効率化と情報共有ツールとしてメディカル革命がお役立ていただいていることをご紹介しました。
今回は、整形外科のリハビリ予約でメディカル革命がどのように活用されているのかを事例を交えてご紹介します。
1．メディカル革命でのリハビリ予約管理、運用の疑問点にお答えします
1-1.次回のリハビリ予約を理学療法士がその場で取ることはできますか？
はい、できます。
メディカル革命を利用されている整形外科のお客様の中でも「リハビリの予約管理」に限定してシステムをご利用される例は少なくありません。
メディカル革命はクラウド型なので、理学療法士が１人１台iPadやタブレットPCを持ち、施術後に患者さんの次の予約をとる運用が可能になります。
紙の予約台帳を受付で共有していたあるクリニックでは、理学療法士が自分が担当する患者さんの次の予約を取るために毎回、受付まで走って確認をしていたそうですが、メディカル革命を導入して自分の予定がどれぐらい埋まっているのかを患者さんの目の前で確認し、空いている時間帯を案内できるようになりました。
また、理学療法士と患者さんとのコミュニケーションが治療継続や症状改善に繋がり、自身の仕事への評価にも直結することを実感できるようになるそうです。
整形外科クリニックでは１日の来院患者数が多いので、リハビリの予約管理だけでも受付の窓口業務から切り離してリハビリルームで完結するだけで院内の動線が改善され、混雑の緩和が期待できます。
診察は飛び込みの患者さんが多く、システムを入れるのは難しいとお考えの場合でも、メディカル革命は一部の予約管理のみをシステム化し、職員、患者さん双方で慣れてきてからご利用範囲を広げるといった段階的な導入が可能ですので、まずはリハビリ予約だけでもメディカル革命で管理してみることをおすすめします。
1-2.リハビリの予約を患者さん側では日時変更とキャンセルのみできるように制限できますか？
はい、制限可能です。
リハビリ予約では、リハビリの処方を受けている必要がある、担当が決まっているなどで、患者さん自身でネット予約ができるようにしてしまうことに抵抗があるため、予約自体は院内で患者さんと相談の上で入れることにし、予約の日時変更やキャンセルのみ後日患者さん自身でできるようにするというルールで運用したいというご要望は大変多くいただきます。
メディカル革命では診察は新患の予約を受付する、リハビリの予約は診察券をお持ちの方のみに限定する、ネットからの予約変更・キャンセルの締切をメニュー単位で設定するなどの細かい予約制御が可能ですので、独自のルールで運用されているクリニック様にも安心してご利用いただいております。
また、LINE連携オプション(*有料オプション)も一緒にご利用いただくことで、これらの運用がさらに円滑に回りますので、ぜひ以下のLINE活用のメリットも参考にしてみてください。
リハビリの予約変更・キャンセル受付にLINE連携オプションを活用するメリット
● 患者さんにLINE登録をしてもらうことで、前日にリマインド通知がLINEで届くようになる。→うっかり忘れによるドタキャン防止になります。
● ご自身でマイページから予約日時の確認、変更、キャンセルができるようになる。→リハビリの予約に関する電話が減ります。
● 急なキャンセルが出たときに、LINE登録している患者さんにLINEでリハビリ希望者の募集をすることができる。→キャンセルの穴埋めが簡単にできるようになります。
● LINE登録している患者さんに理学療法士から定期的にメッセージを配信できる。→クリニックと患者さんとの距離を縮め、自費のマッサージや治療の案内など来院を促進することができます。
1-3 .QRコードチェックイン機能はリハビリの予約でも使えますか？
はい、もちろんご利用いただけます。
QRコードチェックイン機能（タッチパネル再来受付機能）は整形外科クリニック様に人気のオプション機能の１つです。
LINEのリッチメニューから診察券代わりのQRコードを表示し、読み取りすると、メディカル革命の予約管理画面で患者さんが来院されたことが分かります。
診察の受付は職員が行い、リハビリルームでのリハビリ受付でのみ患者さんによるセルフチェックインをしていただく用途でご利用いただくケースもあります。
２．リハビリ予約管理に役立つ機能３選
2-1 ．PT稼働率統計データを活用し、理学療法士の稼働状況を様々な角度から分析
整形外科クリニックのお客様に最も喜んでいただいている機能が「PT稼働率統計」（*有料オプション）です。
この機能では、メディカル革命でリハビリの予約を管理するだけで、理学療法士ごとの予約数、稼働率、キャンセル数などを自動で集計します。
データを蓄積していくことで、理想的な数字を出している理学療法士をモデルとして、他の理学療法士の教育に活用したり、この統計に基づいて理学療法士に対して評価を行うことで、本人の仕事の取り組み方を前向きな方向へ導くことができるなどの効果も期待できるそうです。
これらの集計を手作業やExcelで行うのは大変手間ですので、もし１日の業務の最後にこれらの作業を理学療法士が行っているとしたら、この機能を取り入れることにより残業時間を減らすこともできるのではないでしょうか？
2-2 ．月１３単位以内・リハビリ実施計画書のチェックもメディカル革命管理画面で
その他にも、メディカル革命では整形外科特有のルールに対応した補助機能が多数用意されています。
たとえば、患者さんごとの当月取得単位数。
月１３単位以内かどうかを把握するために、電子カルテを確認する必要がなくなります。
リハビリ実施計画書の作成も毎月行う必要がありますが、２回目以降の方は作成は不要です。メディカル革命では、同じ月内で作成済みかどうかが一目で分かるようにすることができます。
操作は管理画面で１クリックするだけです。患者さんごとにリハビリ実施計画書の作成が必要かどうかを調べる作業がなくなるため、多くの理学療法士さんに喜んでいただいています。
2-3 ．150日ルールのアラートも自動で出すことができます
リハビリの150日期限についてもシステムで管理したいというご希望がある場合は間隔制御オプション（*有料オプション）機能を使って制御をすることが可能です。
リハビリを処方した日を150日の起算日とし、その日付で患者さんにフラグをつけておき、期限日を超えたときだけ管理画面から予約を入力しようとするとアラートが表示され、患者さん側で予約をとろうとすると、メッセージが表示されて予約ができなくなります。
まとめ
メディカル革命が、単純な予約管理のみならず、患者さんとのコミュニケーションツール、リハビリ予約業務を劇的に効率化するツールとしてご活用いただいていることをお分かりいただけたと思います。
はじめはリハビリ予約で導入し、その後診察の予約でも活用いただくクリニック様もいらっしゃいます。
本記事を参考に、メディカル革命を活用することで理学療法士さんの業務にどのような変化が生じるかをイメージしていただけましたら幸いです。
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