• 院長先生の声
  • 2016.11.04

デジタル台帳ならではの柔軟さで、情報共有を効率化!

駒込デンタルオフィス 様

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駒込デンタルオフィス様は、開院5年。
地域に根ざした診療とさまざまな取り組みで、厚い信頼を得ています。

診療分野は、一般歯科、小児歯科、予防歯科のほか、矯正歯科や審美歯科などと幅広く、さまざまな患者様のご要望に応えられています。
クリニックには、院長の山本先生を含む複数のドクターが在籍し、それぞれが専門の分野(矯正、歯周病、咬合・義歯、口腔外科)を担当されているため、難しい症例への対応も可能です。

特徴的なのは、院内に技工スペースを備えていること。
スペースはガラス張りになっており、技工物製作の様子を、興味深くご覧になる患者様も多いようです。

今回は、クリニックを朗らかに力強く率いる院長の山本先生に、Dentryを導入した経緯や感想を伺いました。

ドクターが多くても使いやすい、柔軟さが決め手

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予約システム導入のきっかけをお聞かせください

はじめは電話受付と紙の台帳で予約管理を行っていましたが、だんだんと負担が大きくなってきました。
そろそろデジタル化が必要だと思い、予約システムの導入を考え始めました。

他社製品と比較する際、どのような点を重視しましたか?

当院はドクターの数も多く、診療分野も多岐にわたります。
ですので、「柔軟な設定ができること」「複数の端末から同時にアクセスできること」「誰でも使いやすく、わかりやすいこと」を重視しました。
これらをすべて満たすシステムは多くないのですが、Dentryは見事にクリアしていました。


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Dentryを選んでいただいた理由をお聞かせください

他社さんの製品も試してみたのですが……
その製品だと、カレンダーが見づらいとか、画面の切り換えに時間がかかるとか、ちょっとした不満がいくつかあったんです。
こういうことって、一つ一つは小さいことかもしれないですが、積み重なるとやっぱり無視できなくなりますよね。
Dentryさんにはそういった欠点もなく、カレンダー等の画面は見やすいですし、切り換えもスムーズでした。

あと、スタッフさんがユーザーの意見を積極的に吸収して、改善に活かしてくれているという点にも魅力を感じました。
どんどんアップデートしてくれるので、これからますます使いやすくなっていきそうだと期待できます。


情報共有の「質」が向上!

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Dentryの導入前と導入後でどのように変わりましたか?

まずは、情報共有がとても効率的になったということですね。
複数のドクターが在籍しているため、もともと院内の情報共有には力を入れていました。
しかし、紙の台帳は受付にある1冊だけでしたから、「ちょっと見せて」で会話の流れが止まったり、新しく入った予約の話をされてもわからなかったり……と不便を感じることは珍しくありませんでした。
Dentry導入後は、複数の端末で、どこからでもアクセスすることができるので、こうした不便が解消されました。

担当医を自動的に振り分けてくれる機能も良いですね。
紙の台帳で管理していたときは、同じ日時の予約でも、なんとなく私の枠から埋められていて、ドクター間で担当数に差がありました。
Dentryでは予約時に担当医を自動的に決めてくれるので、担当数も平準化されています。
おかげで、私も余裕をもって仕事ができますし、他のドクターもより多くの経験を積めるようになりました。

先生ご自身がDentryを使われるのはどのような時ですか?

訪問診療の際、ポケットWi-Fiとアイパッドを持って行き、訪問先でDentryを使っています。
導入前はクリニックに電話したり、診療後に患者さんから電話をかけてもらったりして次の予約を取っていたのですが、現在ではその場で予約を取ってしまえるので、非常に便利です。

また、自宅からアクセスして、翌日の予約状況をチェックしています。
私の場合は「担当医」を切り替えて見ることで、各ドクターの立場になりながら、1人1人の動きをイメージしています。
「この患者さんはA先生の担当になっているけど、B先生の方が得意な分野だから、B先生にお任せしよう」など、人員配置を微調整することもできます。
これは、今までの紙の台帳では考えられなかったことですね。


HPでの空き状況表示で、WEB予約をより効率的に獲得

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稼働率アップや新規患者様の獲得といった効果は出ていますか?

WEB予約で、新患様が1日2~3人ほど入るようになりました。
これには、公式HPに空き状況を表示できるウィジェットが一役買っていると考えています。
電話で空き状況を確認する手間も省けること、空いている枠をクリックするだけで予約フォームへ飛べることなどから、患者さんを「WEB予約をしてみよう!」という気持ちにしてくれるんだと思います。
急ぎの患者様から、たまたま空いている枠への予約をいただいたりして、稼働率アップにも助かっています。


スタッフ様の反応はいかがですか?

好評です。
画面の見方や操作方法が感覚的でわかりやすいためか、「すぐに使いこなせるようになった」という声がほとんどでした。
予約管理に割く時間や労力が減ったので、余裕が出て、心なしか受付の雰囲気も良くなったように思えます。

意見を取り入れ、改善する姿勢がGOOD

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導入から導入後まで、サポートの対応はいかがでしたか?

ユーザー専用掲示板や電話などはもちろん、こまめな訪問でユーザーの要望を積極的に集めてくれています。
集めた意見は柔軟に取り入れて、システムをどんどん改善してくれるので、非常に頼もしいです。

今後のクリニックの展望についてお聞かせください

やはり、どんな患者様にも最善の対応ができるよう、状況に合った治療法を提案・実行していくつもりです。
そのためにも、スタッフとともに技術や知識を磨きつつ、どんな患者様でも来院しやすいよう、環境を整え、明るく元気にお迎えしたいと思います。
歯に心配な点のある方はもちろん、そうでない方も、歯の末永い健康のために、一度ご来院いただきたいです。

駒込デンタルオフィス
URL
http://www.komagome-dental.com/
科目
一般歯科、小児歯科、予防歯科、矯正歯科、審美歯科、ホワイトニング、歯周病、歯科口腔外科、インプラント、入れ歯、訪問歯科
住所
東京都豊島区駒込2-3-3 駒込北口ビル1F、2F
TEL
03-6903-6497
導入プラン
標準プラン
導入時期
2015年4月