予約システムを導入すると電話対応の件数は圧倒的に減りますが、
ゼロにはなりませんよね。
患者様から電話がかかってきた時、受付スタッフ様は
どのように対応されていますか?

お名前を確認し、お問い合わせ内容を聞いて、予約台帳やカルテから患者様の情報を引っ張り出して、その都度バタバタ! ・・・そんなクリニックもまだまだ多いのではないでしょうか。

しかし...

患者様にとって電話応対はクリニックの印象を左右する判断材料となるもの。

電話の対応が悪いだけで「もう通いたくない」と思ってしまい、時には悪評となり口コミで広がってしまうケースもあるのです。

電話でお話をしながら予約台帳やカルテを探すような運用は、患者様をお待たせするだけでなく、クリニックの経営にも打撃を与えるかもしれない…。これは、決して大げさな話ではないのです。

そんな問題を解決し、 患者様にとっても、クリニックにとっても
大きなメリットを生み出してくれるのが 「CTIシステム」です!

電話応対のスピードが格段にUP!
CTI導入のメリットとは...

着信と同時に「お名前」「年齢」「カルテ番号」「次回の予約状況」「過去の来院状況」「治療状況」が、表示されるので、予約台帳やカルテの検索が不要になり、電話応対の早さや正確さもUPします。

ここまでは、通常のCTIシステムでもできることですが、さらに、Dentryでは「予約カレンダー」と連動し、 予約変更の手配まで1台のパソコンの画面上で完結することを可能にしました!

着信→受付→予約手配までをすべてワンストップで行えるから患者様をお待たせすることなく、さらに、業務効率も格段にUPします。

着信

患者様情報を
表示

予約カレンダーを
開く

新規予約・ 予約変更
予約キャンセル

さらに、Dentryでは患者様ごとに最適な予約枠を自動で案内してくれる“予約コンシェルジュ”機能も備わっているので、 単純に、予約が空いている時間を表示するのではなく、どんな治療の予約をするのか、過去にはどの曜日の、どの時間帯の予約が多いのかといった複合的な要素から、最適な予約枠を抽出してくれます。
この機能があれば、新人スタッフでも迷うことなく予約を取ることができるのです。
  • 根管治療やインプラントなどの難しい治療を予約する場合は、前後に難しい治療が入っている時間帯を避けた予約候補を表示する。
  • キャンセル率が高いB様には、予約が集中する日時を避けた予約候補を表示する。 など。

実際に、CTIシステムを採用されているクリニック様には大好評!忙しい歯科の現場に重宝されているようです。

CTIを採用しているクリニック様に聞きました!
導入して良かったポイントは?

1
患者様のお名前の聞き返しがなくなった
2
新人でもベテランでも同じ対応ができる
3
予約システムと連携しているので電話をしながら予約変更できる
4
前回までの治療内容を表示できるので、次回来院時の注意点などをご案内できる
5
キャンセルが多い患者様には注意喚起をそえるなど、患者様ごとの対応ができる
スタッフ様にも好評です

昨日予約があった方から電話があると、何かあったのかな?などの推測ができるようになり、質の高い電話応対ができるようになった。

まだ患者様の名前が覚えられないスタッフでも、履歴を確認しながら対応できるので予約の取り間違えがない。

新患の方からの電話では、電話を受けたその場で患者様の情報を登録して、予約カレンダーを見ながら即座に予約が取れるので、良い印象を与えられます。

患者様に過去の治療の経緯などをご説明いただくといった手間が省けるのがいいですね。