キャンセル対策が重要な理由

一般的な歯科医院のキャンセル率は10%
1日10件のキャンセルで年間約500万円もの
損失があるのをご存知ですか?

「電話などで事前にあるキャンセル」と「連絡のないドタキャン」を合わせると、歯科医院のキャンセル率は平均で10%と言われています。この数字はそのまま報酬減に繋がるため、経営に与える影響ははかり知れません。

例えば、患者一名あたりの治療費が保険診療で5,000円程度だとすると、1日あたり50件の予約がある歯科医院の場合は、キャンセル率10%=50,000円の損失を被ることになります。月収入で考えても、月500万円以上の売上がある歯科医院は50万円の損失を生んでいるのです。

いかにキャンセルが痛手であり、キャンセル対策が重要かお分かりいただけたのではないでしょうか。でも安心してください。 キャンセル対策は決して難しいものではなくポイントを押さえれば必ず成果が得られます! そのポイントを押さえるためにも、まずはキャンセルの構造を知る必要があります。
患者さんがキャンセルする要因
仕事が忙しい…
今日は歯医者の予約を入れていたのに、仕事に追われて忘れてしまった…(ドタキャンだから次回の予約取りづらいな)
面倒だな…
今日は歯医者に行くのが面倒だからキャンセルしようかな…(近いからいつでも行けるしね)
天気が悪い…
今日は雨か…(外出するのが億劫だなぁ)
治療の自己判断…
痛みが取れたし、もう通わなくてもいいか…(痛い治療はもう受けたくない)

いかがですか?キャンセルの要因は多々ありますが、 その背景には環境や天候などの外的要因や心理的な要因が絡みあっています。 つまり、キャンセル防止は、患者さん一人ひとりのキャンセル要因を把握し、 個別の状況に応じていかにフォローできるかがカギとなるのです。

個人管理の問題を人工知能搭載の“Dentry”が解決します

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患者個別のキャンセル率自動計算

“天候”や“自宅からの距離”などキャンセル要因を「見える化」します

予約カレンダーに人間では計算しきれない個別のキャンセル率を表示させ、キャンセル率の高い人を抽出させることが可能です。 また、さまざまな条件でキャンセルの要因を抽出することができます。

Dentryだからできること

  • 個別のキャンセル率を自動計算
  • 雨天などの悪天候時にキャンセル率が高い患者を抽出
  • 自宅からの距離を自動計算
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悪天候時の高キャンセル率患者の抽出

キャンセルデータを徹底的に分析します

キャンセルデータを世代や診察圏など様々因子で分析します。
例えば、キャンセル率が多い年齢層が分かれば、その年齢層をターゲットにし たイベントの開催を企画し、来院率を高める施策を練る事が可能になります。

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当日キャンセルの統計

日々のキャンセル把握機能

当日キャンセルされた予約は、予約台帳にキャンセル予約として表示し続けることが可能です。
キャンセルされた予約まで予約台帳に表示することにより、キャンセルの多い時間帯の把握、キャンセルされたお客様へのご連絡が簡単になります。

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キャンセルの多い時間帯の抽出

キャンセル率の高い曜日・時間帯がわかる

多くのクリニックはキャンセルした患者様の予約データを消去してしまいますが、あえてキャンセル情報を残すことで「当日のキャンセル人数」、「キャンセルしやすい人」、「キャンセルの多い時間帯」を明確にします。

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キャンセル常習者の抽出

キャンセル対策が必要な患者を自動抽出

年齢、自宅からの距離、曜日・時間帯、受診回数などから、キャンセルしやすい人を自動で判別し、キャンセル対策が必要な人だけをリスト化できます。

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発信

キャンセル一覧から患者様への連絡サポート

予約をキャンセルされた患者様は、そのまま治療を中断されてしまう傾向が強いです。それを食い止めるためには、お客様への電話が有効的であることが立証されています。
キャンセル一覧にキャンセル患者への連絡を入れた記録が追記できるようになっているので、時間帯の異なるスタッフ間でも、誰が連絡を入れたのか共有が簡単にできるようになっています。
防止策

リマインドメールの送信

メール配信回数や内容を個人の状況に応じて変更できます

キャンセル率の高い人には、「5日前と前日にメールを送信する」、「患者が希望する時間帯にメールを送信する」など、細かな配信回数の設定が可能です。 また、治療内容や来院頻度に応じてメールの内容を数パターン用意し、送信時に使い分けることもできます。

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有効活用

自動キャンセル待ち機能

WEBから自動キャンセル待ち機能で、予約の空きを減らします

急なキャンセルが発生しても、その時間枠にキャンセル待ちをしている患者様に、予約が可能になったご連絡メールを即時に送信いたします。空いた予約枠を埋める営業活動をシステムが行ってくれます。

成功事例
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無駄な空き時間がなくなり、
診療の効率化に繋がりました。

Teoデンタルオフィス 院長/小松 裕 先生

Dentryを導入した1年前、当院のキャンセル率は18%と高くキャンセル率を下げるのは不可能だと諦めていましたが、Dentryでは驚くほど簡単に患者さん個人の動向を把握することができ、キャンセル率の高い患者さんには別途対策を練るなどの対応がスムーズに実現できました。

例えば、金曜日の午後に当日キャンセルが高いことが分かったので、意図的に予約数を1.3倍に増やして損失を少なくするなどの対策がとれました。

医院の規模に応じてキャンセル率の目標値が設定されているのも良いですね。「今週はあと3人キャンセルを防げるようにしよう」といった意識もスタッフと共有できたのも良かったです。もちろん、地道な努力もあっての結果ですが、キャンセル率6.8%という奇跡的な数値が実現できたのもDentryがあったからこそです。

空き時間がなくなり忙しい日々が続いていますが、全体が効率化されたのでスタッフも「帰宅時間が早くなった」と大変喜んでいます。
クリニック独自の取り組み
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メールアドレスの
登録を啓蒙
チラシや
ポスターを作成
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メールアドレスの
登録特典
登録時に歯ブラシを
プレゼント
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キャンセル対策の
チラシを作成
無断キャンセルによる
影響を解説
患者さんからもよろこばれています
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忘れやすい私にとって、前日の予約確認メールは助かります!

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前日の確認メールに「明日は雨の予報ですが、足元にお気を付けてご来院ください」と書いてあって心遣いに感動しました。思わず「キャンセルしたら申し訳ない!」って思ってしまいましたね。

  • 1. 計画的な治療の大切さを患者様やスタッフに説明できていない
  • 2. キャンセルは他の患者様にどんな影響を及ぼすか、しっかり説明できていない
  • 3. 個人別のキャンセル率を把握していない
  • 4. 過去の予約数より当日キャンセル数が多い患者様がいないことを確認していますか?
  • 5. キャンセル率の低い方、高い方へのフォローができていない
  • 6. キャンセルによる経営損失額を把握できていない