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アプローチ機能で中断患者様対象のフォローを!!深谷歯科医院様

深谷歯科医院の深谷医院長は、診療途中でぱったり来なくなった患者様のその後を大変気にしていらっしゃいました。しかし、日々の業務に追われ、なかなか中断患者様のフォローまでできないまま時間だけが過ぎていました。

Dentryのアプローチ機能を活用することにより、1名の受付スタッフが通常の業務と並行してDM送付や予約確認の作業を実施することが可能になりました。この結果、治療の中断が減り、患者様との信頼関係が深まったのです。

当記事ではアプローチ機能の概要と、忙しい業務の中でどのようにアプローチ機能を活用して治療の中断を減らされたのか、深谷歯科医院様での取り組みについてご説明したいと思います。

深谷歯科医院様の課題

medical_byouin_machiaishitsu 深谷歯科医院様はドクター1名、衛生士2名、受付スタッフ1名の平均的な規模の歯科医院です。優秀なスタッフがいらっしゃるとはいえ、この構成で一日約25人の診察は余裕がありません。途中で治療を中断された患者様がいらっしゃられても、気になりつつも確認のご連絡を差し上げれずにいました。

スタッフの能力も意識も高いにもかかわらず、時間だけがありませんでした。

Dentryのアプローチ機能で、患者様へご連絡を入れる為に必要な工程を人的作業からシステムへ移行することにより、スタッフの増員なしに中断患者様へのフォローを可能にさせました。

中断患者様のフォローはアプローチ機能で!

6127853053_e593e6e4f6_z予約データから中断患者様を抽出してくるに、アプローチ機能を利用します。予約システムで蓄積したデータから治療が完了していないにもかかわらず、来院されていない患者様の一覧表示させる設定をおこないます。そこでは過去の診療データと共に連絡を取るのに必要な情報も表示されます。

スタッフは、患者様のタイプに合わせて、DM送付か電話によるご連絡か、アプローチ方法を選択します。

DM送付によるアプローチを選択した場合は、Dentry管理画面から、宛名ラベルの作成、テンプレートを利用して簡単に文面の作成作業を行います。電話の場合は、一覧表のデータを元にコールします。

「アプローチ完了」の入力をすると、実施後その患者様が再来院された時点で、システムは中断患者様のリコール成功と判断し統計を取ります。このように日々の業務の裏でシステムがリコールの成果まで自動計算してくれます。

リコール業務で手間であった、手動での来院情報の入力やカウント作業に時間を費やさなくても済むようになりました。

リコール率を10%アップ!

来院が途絶えた患者様の顔を見れたのが何よりもうれしかったと深谷先生はおっしゃいます。最後まで治療を実施したいという責任感の強い先生ならではの感想かもしれません。 受付スタッフの努力の甲斐あり、中断患者様が再来院される回数が徐々に増え、固定患者数が伸びました。また、最後まで治療にいらっしゃった患者様とは信頼関係が深まり、深谷歯科様をホームドクターとご利用してくださる方が増えたようだとおっしゃっています。

スケジューリング機能が便利!

doctors_people 中断患者様へのフォローは、日々の業務の隙間時間で作業していきました。ですので、前回の作業から時間が空いてしまい、「今月の中断患者様への連絡は、どこまでやっただろう?」という事も少なくありません。

Dentryのスケジュール機能が、毎月連絡をすべき中断患者様の一覧を作成し、作業の途中経過も記録できるので、作業忘れがぐっと減り、業務の隙間時間でしょりしていてもストレスを感じずにとりおこなう事ができました。

毎月の作業として設定した中断患者様へのアプローチ対策が完了したか、Dentryの管理画面からいつでも確認できるのも、作業忘れがなくなり、リコール率がUPした要因の1つではないでしょうか。


貴院でもぜひ中断患者対策のアプローチ機能を搭載したDentryをご活用ください。

深谷歯科医院について
URL http://www.fukayadental.com/
科目 歯科・歯科口腔外科(インプラント)・小児歯科・矯正歯科
住所 静岡県浜松市中区常盤町133-15
導入プラン 基本プラン
導入時期 2014年9月