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予約分数をコントロールしたい声からの機能開発の挑戦

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予約システムの相談例

「予約管理をもっと楽にできる方法はないか」
私たちDentryは常にそう考えながら、すべてのクリニック様にとって使い勝手の良い予約システムを目指し、クリニック様が独自に抱えるお悩みを吸収しながら機能の改善を実現しています。

「こんな機能があったら、うちのクリニックにぴったりハマるんだけどなぁ」
予約システムのご提案時や、実際に導入された際にクリニック様とお話をすると、
たまに特殊なご要望やご提案をいただくことがあります。
予約システムを使ってみてはじめて気づくことも多く、
試行錯誤しながら日々運用されているクリニック様もいらっしゃいます。

Dentryは、このような現場の声に耳を傾け、
ご要望や理想をひとつひとつ解決しています。

今回は、実際にクリニック様から受けたご相談例と、その解決事例についてご紹介します。

解決事例「予約分数をコントロールしたい」

一般的な予約システムの場合、「30分単位で予約が10名まで取れる」といった診療枠数を設定し、予約を管理していきます。
しかし、このような単純な運用方法だと問診や治療内容の説明や、検査、処置に時間がかかる場合には、本来の時間より長い診療時間が発生するケースがあります。
そして、その後に待っている患者さまをお待たせしてしまうことになってしまいます。

実際にあったご相談事例

カウンセリングが必要となる患者さまの場合、
カウンセリングの時間も含めた予約枠を確保したい
舌の掃除や唇ケアのオプションごとに予約分数を管理したい

同じ歯科衛生士でも新人とベテランとでは治療にかかる時間が違うから、
スタッフごとに予約分数を設定できるようにしたい

実際にこのようなご相談を受ける機会が多かった為、
Dentryでは予約枠ごとに分数をコントロールできる機能を
設けることにしました。

美容院のような予約受付方法

分数をコントロールと言っても想像し難いと思いますが、美容院と同じような予約方法です。

美容院では…
・カット+カラーリング:カット30分+カラーリング60分+シャンプー20分
といった予約枠が取れるようになっていて、
施術内容に応じて確保できる予約時間が異なる仕組みになっています。

これと同じような仕組みを医科でも応用するイメージです。

・治療A:初診受付10分+カウンセリング10分+診察5分+処置5分の計30分の予約が取れる仕様
・治療B:診察時間10分+検査10分の計20分の予約が取れる仕様

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例)
治療メニューAを予約した場合
初診受付(10分)カウンセリング(10分)+検査(5分)+治療(5分)
合計:30分
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「項目の名称」は治療や施術メニュー名、担当者名など自由に設定できますし、時間も分単位で設定いただけますので、
“予約枠で確保した時間”と、“実際にかかった診療時間”の乖離を最小限にとどめることができます。

Web問診票との連動でスタッフの業務負担も軽減

DentryにはWeb問診票も搭載されているので、インターネットから予約する患者様の場合は、Web問診票で希望する治療や施術メニューを選んでもらった時点で、予約分数が自動的に計算され、その分数が確保できる時間帯を即座に案内することが可能です。

もちろん、電話で予約を受けた際もスタッフ様が治療や施術メニューを選べば自動的に予約可能枠が案内される仕組みなので、予約枠の調整といった複雑な業務が不要になります。

運用に関するさまざまな悩み・要望をお聞かせください!

実際に、この機能ができたことで多くのクリニック様より「運用が楽になった」というお声を多くいただいております。
「予約システムを導入しても時間のコントロールができないから不安」という理由で予約システムの導入をためらっていらっしゃるクリニック様は、是非、一度ご相談ください。
クリニック様独自のお悩みや、現在の運用・受付状況をじっくりヒアリングさせていただき、最適な運用方法も併せてご提案させていただきます!

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