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人事労務を改善! 医療機関の人事マネージメント【コミュニケーション編】

こんにちは。ICTコンサルタントの山久啓次郎です。
クリニックの院内人事とは、考えることが多く、一筋縄ではいかないものです。

さて前回は、人事制度の基礎となる3つの理論をご紹介しました。
人事労務を改善! 医療機関の人事マネージメント【基礎理論編】
スタッフの意欲や能力を引き出す制度を作るのに、役立つ理論です。
ぜひこちらもご一読ください。

患者さんの命を預かる医療機関では、意思伝達や互いのフォローをスムーズに行わなくてはなりません。
つまり、チームワークが大切ということですね。
そのために必要なのは、なんといっても日頃からの信頼関係の構築。
今回は、信頼関係をより強固にする院内コミュニケーションについてお伝えします!

山久啓次郎 (株式会社医療予約技術研究所 ICTコンサルタント)

yama2 医院様へのシステム導入を通じて、経営や医院運営のコンサルティングをさせていただいております。
前職では医療関連のシステム開発に携わりながら、実際の医院様の業務改善に努めてまいりました。その後、知識と経験を活かすために医療予約技術研究所へ入社させていただきました。
どうぞよろしくお願いいたします。

院内コミュニケーションの重要性

院長、勤務医、看護師、レントゲン技師やカウンセラーなどの専門職、事務スタッフ……
医療機関には、さまざまなポジションや役割の人がいますね。
つまり、医療の現場では誰しも、性別も年代も立場も様々な人たちと、一緒に仕事をしなくてはならないということです。
考え方もバックグラウンドも様々。「言わなくてもわかるだろう」では通用しません。
特に医療機関では、正確さとスピードの両方が重要です。
したがって、「全員が平等に、過度の遠慮や緊張をせずにものを言える環境」づくりが必要になるのです。

院内コミュニケーションの種類

院内コミュニケーションには、業務内で行う「公式な」方法と、業務外での「非公式な」方法があります。
業務内の方法はミーティング、業務外の方法は忘年会などのイベントが挙げられます。

業務内でのコミュニケーション方法

業務内ですので、基本的には全員参加です。
毎日、月1回など、定期的に行うものが多いです。

① 朝礼

毎朝行いましょう。
主な目的は、情報共有意識の切り替えです。

情報共有には、院長からの伝達や部門・スタッフ間の情報交換などがあります。
具体的には、予約の確認、セット物の確認、難しい患者さんやVIP患者さんなどの確認、介助や施術などの手順確認などです。

意識の切り替えとは、気持ちを「仕事モード」に切り替えることです。
「スイッチを入れる」ための儀式やけじめともいえますね。
これを怠ると、朝のけだるい気分のまま、漫然と仕事を始めてしまうスタッフも出てくるでしょう。
緊張感に欠けたスタッフが1人でもいると、すぐに医院全体に広がってしまいます。
スタッフ間の人間関係に悪影響が出るおそれもあります。
したがって、朝礼自体も漫然と行わず、上記のような意義があるものと心得て、真剣に行いましょう。

② 全体ミーティング

月1回ほどの開催が望ましいですが、状況によっては臨時開催が必要なこともあります。
主な目的は、院長による経営状況の伝達、全員での問題提起・意見交換などです。

経営状況の伝達には、患者数などの数値発表などです。
月ごとに目標を設定していれば達成状況、次月の目標発表なども行います。

全員での問題提起や意見交換とは、今後議論すべきテーマ、困っていることや使いにくいもの、わかりにくいことなどの共有です。
院長も含め、スタッフ全員から提起してもらうのが望ましいでしょう。
その場で解決できる場合もありますが、長期的な議論や、根本的なシステムの見直しが必要になることもあります。

ミーティングは1回の時間を1~2時間に決め、メリハリをつけて行います。
必要な議論を終えたら、無用な延長は避けましょう。

業務外でのコミュニケーション方法


信頼関係は、業務内で構築する
のが理想です。
業務をしっかり行い、1人1人と誠実に接することが、信頼関係を構築する一番の方法です。
しかし、業務外のコミュニケーションからも効果を得られることがあります。
職場では見られない一面にふれれば、相手をより深く理解できるからです。

ただし、業務外なので無理強いは禁物。回数や時期選びも慎重に。
医院の雰囲気やスタッフの性格に合わせて、柔軟に行いましょう。

飲み会や食事会

年2~3回程度が望ましいでしょう。
歓送迎会、忘年会(または新年会)など、名目があると参加を募りやすいです。
慰労の意味を込めて、参加費に傾斜をつける(院長が多めに負担)と、スタッフのモチベーションを高める動機づけにもなります。

早く帰宅しなくてはならないスタッフ、お酒を飲めないスタッフ、飲み会にストレスを感じやすいスタッフもいます。
状況によって、複数回に分けて行う、ランチ会にするなどの工夫をしましょう。

業務外の時間を拘束して行うコミュニケーションは、あくまで補助的な手段です。
あまり頼りすぎないようにしましょう。

まとめ

今回お伝えしたことをまとめます。

1. 全員が平等に、率直に発言できる環境を作ろう
2. 朝礼やミーティングでは、全員で情報共有や問題提起をしよう
3. 飲み会や食事会は補助手段だが、より深い相互理解が期待できる

チームワークがものを言う医療現場では、院長とスタッフ、スタッフ同士の信頼関係を平素から強めておくことが大事です。
そのためには、発言しやすい環境づくり、適度な緊張感の維持など、多くのアプローチ方法があります。
バランス良く取り組み、人間関係良好な職場にしてくださいね。

山久啓次郎 (株式会社医療予約技術研究所 ICTコンサルタント)

yama2 医院様へのシステム導入を通じて、経営や医院運営のコンサルティングをさせていただいております。
前職では医療関連のシステム開発に携わりながら、実際の医院様の業務改善に努めてまいりました。その後、知識と経験を活かすために医療予約技術研究所へ入社させていただきました。
どうぞよろしくお願いいたします。
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