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設備在庫管理機能を改良中! 設備予約・管理をもっと便利に

先日、あるクリニック様からこんなお声をいただきました。

当院にはレントゲン室が2つ。設備在庫管理機能でも、レントゲン室=2室 と設定しています。
しかし、レントゲン技師が1人しか出勤していない時は、1室しか稼働できません。
以前、レントゲン技師1人の時に、2つのレントゲン室両方を予約してしまいそうになりました。
こうしたミスを防ぐ機能や方法があればいいのですが…

このようなニーズを満たすため、現在「設備在庫管理機能」のバージョンアップに取り組んでいます。
今回は、より便利に使いやすく進化する、設備在庫管理機能の魅力や活用方法についてご紹介します!

設備在庫管理機能を改善! 設備の在庫数を調整できるように

設備在庫管理機能とは

設備在庫管理機能とは、診療予約に付随する「設備」の管理・予約機能です。
冒頭で登場したレントゲン室のほか、さまざまな検査機器や器具、部屋に適用します。
管理画面で設備名と在庫数を入力していただき、診療予約時に、必要に応じて押さえます。

これまでは、設備の在庫数(空き枠数)を日や時間帯によって変えることはできませんでした。
設備を使うことができるスタッフの不在や、機器類のメンテナンスなどで、設備の一部または全部が使えず「実際の空き枠数<もともとの在庫数」となる場合でも、在庫数の分だけ予約を入れることができてしまいます。
ですので、予約操作時にスタッフの出勤予定や機器類のメンテナンス日などの確認という手間がかかっていました。
さらに確認を忘れると、実際の空き枠数を超えて予約するというミスが起こってしまいます。

設備の在庫数を調整できれば、ミスも防げる

バージョンアップ後の設備在庫管理機能では、設備の在庫数(空き枠数)を日や時間帯によって変えることができるようになります。
在庫数(空き枠数)の設定は5分単位でできるので、時間を無駄にすることもありません。
院内のご事情に合わせて、特定の曜日や月内の決まった日、任意の日や時間帯に在庫数(空き枠数)を減らせば、予約操作時の手間やミス防止につながり、業務効率アップが期待できます。

多くの診療科でお役立ち! 新しい「設備在庫管理機能」の活用方法

在庫数の調整ができるようになった「設備在庫管理機能」は、さまざまな診療科で活躍します。
いくつか例をご紹介します。

内科や消化器科では…

1台しかない胃カメラが故障してしまった → 修理が終わるまで、在庫数(空き枠数)を0に

整形外科では…

○月×日の午後だけ、2人いるレントゲン技師のうち1人が休み → ○月×日午後だけ、レントゲン室の在庫数(空き枠数)を1つ減らす

精神科・心療内科では…

毎週●曜日は、2人いる臨床心理士のうち1人が休み → 毎週●曜日だけ、カウンセリング室の在庫数(空き枠数)を1つ減らす

歯科では…

来週は出勤できる歯科衛生士が少ない! → 来週1週間、チェアの在庫数(空き枠数)を1つ減らす

設定や操作の工夫で、スタッフのシフト、設備の空き、診療室の空きなど、複数の要素を組み合わせた予約管理ができるようになりますね。

まとめ

今回は、設備在庫管理機能のバージョンアップについてご紹介しました。
バージョンアップによる新・設備在庫管理機能の特徴は、以下の3点です。

・今までの設備在庫管理機能を補い、より便利に使いやすく
・設備の在庫数(空き枠数)を、日や時間帯によって変更できる
・診療科を問わず、さまざまな場面で活用できる

今回のバージョンアップは、プログラムが複雑なためシステムに負荷がかかり、実現困難とされてきたものです。
この問題を当社が独自のアルゴリズムで解決し、現在の進捗率は8割ほどです。
リリースまでもう少しだけ、ご辛抱ください!

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