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キャンセル率軽減への道!ドタキャン患者との戦い

キャンセルは必ず発生します

予約制を取り入れていらっしゃるクリニックなら、必ず予約キャンセルは発生します。 そして、治療を受けなかった患者様には支払いを要求できません。 
その時間、そのチェアでのクリニックの売り上げは0になります。 治療を受ける側の都合で治療を施す側の売り上げが下がるとはなんとももどかしい限りです。 このように予約制を導入しているからこそのマイナスがあるにもかかわらず、今日の医院で多くのクリニックは予約制を導入しているのはなぜでしょうか? 

  • 治療計画が立てやすい
  • 必要な器具の準備が事前にできる
  • 患者様をお待たせする時間が減り、効率よく診察ができる

大きな理由としては上記3点があげられると思います。ドタキャン患者が発生し、売り上げが減ってもなお予約システムを取り入れるクリニックが多いのは、それだけメリットがあるからなのです。

キャンセル率の平均値

ドタキャン患者に売り上げを左右されて頭を抱えているのはあなたのクリニックだけではありません。 では、他の医院さんはどれくらいのキャンセル率で運営されているのでしょう。
通常全予約の15%程度キャンセルが発生するといわれています。  「ドタキャン患者」が5%、 「連絡済みキャンセル」が10%を超えるクリニックは危険信号だそうです。
「連絡済みキャンセル」の患者様については、後日お話しするとして、「ドタキャン患者」を5%以下にするにはどのような施策が必要なのでしょうか。

「ドタキャン患者」をいかに減らすか

まったく連絡をしないで、予約時間に来ない患者様。 「来る気なのかよ!」というわけではありません。 患者様のタイプに合わせて、急な予約キャンセルを防ぎましょう。

予約日時を忘れていました

まず考えられるのが、「予約時間を忘れていた」 という患者様。 ご連絡差し上げてください。 思い出すだけで、来院率が上がります。 忙しい受付業務の合間に、そんな電話やメールなどできないという方は、システムに組み込まれている機能をご使用ください。 システムの自動メール配信を使用することにより、受付スタッフの業務軽減が図れ、人為的ミスによる連絡忘れがなくなります。

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リマインドメールで“うっかり”を解決!

メール配信回数や内容を個人の状況に応じて変更できます

  • キャンセル率の高い人には、「5日前と前日にメールを送信する」、「患者が希望する時間帯にメールを送信する」など、細かな配信回数の設定が可能です。
  • 治療内容や来院頻度に応じてメールの内容を数パターン用意し、送信時に使い分けることもできます。

行く必要なくない?!

虫歯等耐えきれない痛みがあり、来院されたのに、その後数回の治療のあと、ぱったりいらっしゃらなくなった患者様はいませんか?  「喉元過ぎれば熱さを忘れる」 という言葉があるように、患者様は痛みがなくなれば来院する意欲が減ってしまいます。 次回の診療予約をお伝えする時に、「次はXXXXXの治療を実施いたしますね。」 等、次におこなう治療説明をしてください。 痛みがなくなってもなお「通院」が必要なことは、歯科医からの説明なく患者に理解させることは難しいです。 待合室に治療の途中離脱がいかに危険かを伝えるポスターを張るなどの啓蒙活動も効果的です。患者様へのメッセージ発信は積極的に実施してください。

貴院の傾向を知る

上記の対策をしてもなお、5%以上の連絡なしキャンセルがある場合、貴院独自の原因を調べてみましょう。

  1. キャンセル患者のうち、連絡なしでキャンセルされた患者様を抽出
  2. キャンセルされた患者様の傾向を探る
  3. キャンセルされる予約枠の傾向を探る

「本当にやるの~?!」 とお思いのあなた! やってください。 キャンセル減らしたいのなら、ここまでやらなくてはいけないのです。 自力でデータの突合せをするのは、診察の合間になんてできません。 ドクターのみなさんに、これだけの作業をできる時間の余裕があるとは思えません。 そういう時は、システムを利用しましょう。

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データ解析は人工知能におまかせ!

キャンセルデータを徹底的に分析します

全キャンセルデータを世代や診療圏など様々な要因で分析するので、キャンセル率の高い年齢層や地域をターゲットにしたイベントの開催を企画し、来院率を高める施策を練る事が可能になります。また、患者別キャンセルデータも解析するので、対応するお客様の傾向が一目でわかります。

ある病院での対策例

弊社システムをお使いの医院様でも、キャンセル率低下大作戦を実施されました。 上記の独自の傾向を探るために、弊社システムをご使用いただいたところ、小学生のキャンセル率が高いことが判明しました。だれも予想していなかっただけに、医院様スタッフも弊社スタッフもびっくりです。

そこで、小学生を対象にスタンプカードを配布しました。人間の収集本能をご褒美に変換した作戦です。日々キャンセル率をシステムでチェックし、この作戦をチーム一丸となり取り組みました。 

結果、見事キャンセル率低下を成し遂げました。

今回医院様側で実施していただいたことは、アマゾンでスタンプカードとシールを購入、小学生が来院した時にシールを貼るという作業です。月数十万円の損失をこの作業で取り戻したのです。

では、「私の病院でもスタンプカードを配布しよう」 とお思いのあなた! この作戦はすべての医院様に通用するとは保証できません。なぜなら、上記の医院様は、小学生のキャンセル率が高いという独自の傾向に合わせた改善策を実施したからこそ、結果が出たのです。貴院の傾向を調べ、それからその要因を改善させる施策に取り組んでください。大変かもしれませんが、これが効果的にキャンセル率を低下させるポイントです。

余談ですが、この医院様に、小学生用スタンプカードとシールを購入することをお勧めしたところ、アンパンマンのシールをご用意くださいました。

はい、小学生はアンパンマンではないです。

ポケモンだよ!と思っていらっしゃるあなた、古いです。 

2015年統計では、小学生人気のキャラクター第一位は「妖怪ウォッチ」でした。(アイリス収納・インテリアドットコム調べより)このことからも分かるように、効果的に物事を実行するためには、思い込みを捨て、現状を知ることが大切なのです。

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