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複雑な予約に挑戦!自動割り当て機能

複数のドクターが所属する医院

複数のドクターが勤務されている医院において、どのドクターがどちらのチェアや診察室の患者様を診察されるかというのは重要な情報になります。 その情報を見て、ドクター達はお客様のこれまでの治療経歴をチェックし、必要な準備をされるのです。

Dentryではチェアごとの予約表であっても、担当医を設定することができるので、診察開始前に自身の動線の組み立てが実施できるのです。

患者様から見た予約

次に、患者様にとっての予約表を考えてみてください。

     

  • A医院で10時からXXX治療をしてもらいたい
  • 14時から定期健診をうけたい

など、日時と治療/診察内容のみが決定している場合が多いのではないでしょうか。
そういった患者様が予約を取られる場合、【X月XX日】や【XXX治療】は選択できても、ドクター名やチェア番号、診察室番号といった情報はよくわからない項目になってしまいます。

必要な情報を必要な相手に提示する

AppoTableよくわからない選択肢が表示されたとします。 考えられるユーザーの行動を考えてみましょう。

  1. とりあえず何か選択して「次へ」をクリックする。
  2. オンライン予約をやめ、直接病院に電話をする。
  3. 予約そのものをやめてしまう。

医院さん側にとって、(3)の行動は売上チャンスを失うことになり、(2)の行動は受付スタッフの業務を増やすことになります。

Dentryでは (2)(3)の行動を避けるため、どのドクター(チェア)の診察を受けるかをシステムが自動で割り振る機能を考えました。 

右上の予約表は医院スタッフが見る予約表です。

この医院では20分の診察と30分の診察があります。患者様はご希望の診察が20分枠なのか、30分枠なのかご存知だと思いますか?  

患者予約表1
いいえ、知りません。知っているのは、虫歯治療なのか、定期健診なのかといった、診察名だけです。

Dentry予約システムでは、最初に患者様がどの診察を希望しているか聞き、そして何分枠の予約が必要なのかを判断します。 

もし、30分枠の初診を選んだ場合、チェア2が10:00から、 チェア1が10:30から、 チェア2と3が11:00から予約可能なのが分かります。 それを整理して、患者様にお見せすると左上図のような表になります。

20分枠のクリーニングを選択していた場合だとどうでしょうか。左下図のように、チェア2に10:00から、チェア1に10:40から、チェア2,3が11:00から予約可能なのが分かります。

このように、患者様にとって不必要な情報をそぎ落とし、その時間に「自分がしてほしい診察を受けられるか否か」を表示するのが、自動割り当て機能の特徴です。

医院スタッフとお客様が知りたい情報は異なります。 医院スタッフ用の予約管理表と患者様に公開する予約表で表示する情報を違わせることにより、双方にとって使いやすいものが表現できるのです。

患者様用診察メニュー

次に、患者様が予約時に迷わない診察メニューの表示についてお話ししたいと思います。

メインメニューもサブメニューも表示した場合

Menu1
メインメニューとは医院スタッフの予約表での縦軸となる項目を指し(主にドクター名)、サブメニューとは各メインメニューで作業できる診療科目を指します。

このメニューは、患者様が診断する先生が確定したうえで予約を取り付ける場合に効果的なメニュー構成になります。

しかし、6人もいるドクターの中から、一般的な患者様は特定のドクターを指名できるでしょうか?

先に述べたように、医師スタッフにおいては、何時どの患者様をご案内するか、どこにその患者様の診療用具をセットするか等重要なデータです。 しかし、患者様にとっては迷いを誘うだけの選択肢となる可能性が高いです。

メインメニューをグループ化し、サブメニューの表示を1種類づつにした場合

Menu3
このメニューでは、システムが空予約枠と患者の選択を調整し 医院長、副委員長、その日に出勤している非常勤ドクターのいずれかに割り当てます。

予約を取り付けにきた患者様が考えなくていい分、システムが考えてくれるのです。

3台のチェア枠の空き時間を整理し、患者様が診察を受けられる時間を提示。
患者様が日時を決定した後は、どのチェアに予約を埋めるか、効率的な方法でシステムが作業します。

上記の患者様メニューを見て、あなたにとって一番操作しやすいメニューはどれだったでしょうか?
複雑な設定はユーザーではなく、Dentry人工知能にしてもらうのです。 明示的に情報を隠ぺいすることによって、ユーザーにとって使い勝手の良いシステムができあがりました。 

Dentryスタッフは医師と患者、両者にとってみやすい予約表を提示するため、ご使用いただいている医院スタッフ、患者様の声に耳を傾け、試行錯誤を繰り返しながらユーザービリティーの高いシステム作りを日々研究しています。

 

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